10 złotych zasad przy wyborze obiektu na event

Jak często idąc na event jako gość miałeś wrażenie, że obiekt, w którym organizowana jest impreza nie spełnia wszystkich Twoich oczekiwań? Nietrafiony wybór miejsca, brak parkingu, niedogodna logistyka, słabe oznaczenia, przytłaczająca przestrzeń i cała masa innych niespodzianek po drodze –  znasz to? Jeśli organizujesz eventy, to jasne, że kojarzysz te wszystkie wpadki z własnego doświadczenia lub opowieści branżowych. Oczekiwania kontra rzeczywistość to konfrontacja rodem z horroru, szczególnie kiedy nie pracujesz ze scenografem lub nie przemyślałeś wszystkich ważnych aspektów związanych z logistyką i bezpieczeństwem danego obiektu. Pewnych nieudogodnień można uniknąć myśląc o nich wcześniej.

  1. Możliwości brandingowe

To aspekt, na który nie każdy zwraca uwagę. Dla organizatora eventów logiczne wydaje się to, że w miejscu, w którym odbywa się impreza będzie można postawić ściankę, rollup czy jakiekolwiek inne banery czy obrandowane produkty. Jednak filharmonie, teatry czy instytucje narodowe często nie pozwalają na użycie nawet niewielkiej ilości brandingu, gdyż zaburza to ich estetykę.  Choć są to miejsca wyjątkowe i piękne, to niekoniecznie spełnią oczekiwania organizatorów mających w planach mocno podkreślić obecność klienta. Co jeszcze może nas zaskoczyć? Obecność brandingu sponsora miejsca, której nie można zdjąć na czas naszego wydarzenia. Ograniczone możliwości montażu zaplanowanego przez nas brandingu lub scenografii. Brak punktów podwieszenia, delikatne ściany czy podłoga, co może zburzyć naszą idealną koncepcję wizualną wydarzenia.

  1. Logistyka

Jedna z najważniejszych rzeczy w przypadku organizacji eventu. Co zrobisz, kiedy coś sporych rozmiarów zostanie przetransportowane na event, a na terenie obiektu nie będzie windy towarowej? Albo bezpośredniego podjazdu? A może drzwi okażą się za wąskie? Dlaczego tak istotny jest również niedaleko ulokowany parking? Jak sobie poradzisz ze sprawami technicznymi w przypadku braku zabezpieczenia prądowego? Logistyczne sprawy powinieneś wziąć pod uwagę na pierwszy ogień i dowiedzieć się o nich w pierwszej kolejności. W przeciwnym razie skończysz z niepotrzebnymi problemami, które będziesz musiał rozwiązać.

  1. Elastyczność współpracy

Wiadomo, że nie ma dobrego efektu bez zgranej współpracy. Dlatego bardzo ważna jest elastyczność tej współpracy między agencją, a obiektem w kwestii ustalenia przebiegu realizacji. Jeśli obie strony mają dwie różne wizje i będą wchodzić sobie w paradę bardziej przeszkadzając, niż pomagając, to nie ma mowy o tym, aby takie działania przynosiły efekty. Jeśli jako organizator już na wstępie napotykasz sporo sprzeczności i problemów we współpracy, to jeśli nie możesz zmienić obiektu, radzimy uzbroić się w cierpliwość. Mieć wszystko potwierdzone na mailu i sprawdzać, czy Twój rozmówca interpretuje, to co do niego mówisz dokładnie tak jak i ty. Miej z tyłu głowy zasadę drogową ograniczonego zaufania.

  1. Dostosowanie obiektu do potrzeb i konceptu eventu

To, czym kierujesz się przy wyborze obiektu to bardzo często kwestie wizualne. Oczywiście jest to istotne, bo przecież każdy dobrze czuje się w pięknym wnętrzu czy klimatycznym plenerze, jednak należy pamiętać o tym, że na pierwszym miejscu powinieneś postawić funkcjonalność oraz dopasowanie miejsca do koncepcji. To świetnie, jeśli podoba ci się zabytkowy zamek, jednak zrobienie w nim imprezy integracyjnej dla 100 osób, które „mają fantazję” może nie jest najlepszym pomysłem. Przy takim obiekcie należy oszacować ryzyko zniszczeń i  dopiero podjąć decyzję o wyborze lokalizacji. Obiekt nie może się też gryźć z naszą wizją eventu. Nowoczesna stylizacja nie zawsze będzie pasować do tradycyjnej firmy. Pamiętaj, że wybór obiektu powinien być spójny z  koncepcja kreatywną i komunikacją klienta.

  1. Lokalizacja

Jeśli w urokliwym plenerze oddalonym wiele kilometrów od miasta organizujesz imprezę, która wymaga tego, aby każdy uczestnik dotarł tam na własną rękę – ryzykujesz. Zwłaszcza, jeśli mają pojawić się tam dziennikarze czy fotoreporterzy. Ci ludzie zwykle jadą tam do pracy – chwilę zajmie im dotarcie, zrealizowanie materiału, powrót, a następnie napisanie artykułu czy opublikowanie treści. Dlatego organizując imprezy medialne warto postawić na centrum miasta, a jeśli bardzo chcemy zrobić je na łonie natury lub w odległym miejsce – postarajmy się zorganizować event w takim miejscu, do którego dotarcie nie będzie problematyczne. Jeśli natomiast organizujemy imprezę zamkniętą, warto pomyśleć o wliczeniu w koszty zbiorowego transportu, np. autokarem, jak w przypadku imprez firmowych lub transfery taksówkami.

  1. Unikaj tych samych miejsc

W branży eventowej można zauważyć pewien trend – często nastaje moda na konkretny obiekt, który jest katowany przez dobre miesiące, czasem nawet lata. Niemal każda agencja robi tam jakiś event, a nawet kilka. A co na to goście? Oczywiście, że się nudzą. Jeśli eventy są zróżnicowane, to nie jest wcale tak źle, bo odbiorcy są różni. Jednak w przypadku organizowania podobnych konferencji branżowych czy pokazów mody w jednym miejscu, ludzie przestają być zachwyceni. „Efekt WOW” zostaje osłabiony. Każde miejsce ma swój cykl eksploatacji, czasem warto zajrzeć do miejsc gdzie eventy były robione kilkanaście lat temu i niewiele osób już o nich pamięta. „Back to the old school” zawsze się sprawdza.

  1. Dostępność

Każdy, kto choć raz organizował jakiś event wie, że często w głowie rodzi się koncepcja na konkretne miejsce. Mamy wizję na każdy najdrobniejszy szczegół, jednak warto wtedy zejść na ziemię i na początku sprawdzić, czy dany obiekt jest dostępny w tym terminie. Następnie należy dowiedzieć się, czy mieści daną ilość osób, czy posiada taką liczbę pokoi oraz sale konferencyjne, jeśli ich potrzebujemy. Czy jest klimatyzacja, prąd itp. Jeżeli planujesz wydarzenie na większa liczbę osób np. 500 – 800 to musisz mieć świadomość, że obiektów mogących pomieścić taką liczbę gości w konkretnym, przez Ciebie ustawieniu może nie być za wiele. Dlatego rezerwacje wymarzonego obiektu musisz czasem zaplanować na rok czy pół roku wcześniej. Pamiętaj też, aby dowiedzieć się czy w tym czasie w obiekcie nie ma eventu konkurencyjnej do Twojego Klienta firmy lub wydarzenia, które może zakłócać przebieg Twojego.

  1. Podwykonawcy

Warto pamiętać o tym, że wiele obiektów nie pozwala angażować swoich podwykonawców. Dysponują one całą pulą firm, z którymi współpracują oraz swoimi pracownikami. Czasami jest to dla organizatora wydarzenia spore ułatwienie, jednak często zdarza się, że koszty okazują się wyższe lub jakoś usług nie jest na takim poziomie jakim byśmy chcieli. Pamiętaj, że praca ze swoimi podwykonawcami, których znasz zapewnia Ci poczucie bezpieczeństwa, co jest niezwykle ważne w organizacji wydarzeń. Dlatego warto negocjować ten aspekt. Natomiast jeżeli nie mamy możliwości wprowadzenia własnych dostawców usług to pamiętaj spotkaj się z nowym podwykonawcą, napisz mu szczegółowy brief, sprawdź czy dobrze się rozumiecie i zobacz próbkę jego usług.

  1. Koszty dodatkowe, czy wliczone w cenę?

Co wchodzi w koszt najmu, a co obejmuje koszty dodatkowe? To odwieczne pytanie, z którym boryka się każdy, kto współpracował kiedyś z obiektem. To tematy, które należy wyjaśnić sobie wcześniej, aby uniknąć rozczarowań, konfliktów i dodatkowych kosztów. Musisz wiedzieć, czy takie elementy jak parking, szatnia, rzutnik, serwis sprzątający, wywóz śmieci, obsługa elektryka czy ochroniarza wchodzą w ofertę, czy może liczone są dodatkowo. Najlepiej spisz to razem z osobą decyzyjną z obiektu, żeby mieć się do czego odnieść w przypadku nieporozumienia.

  1. Oczekiwania vs. rzeczywistość, czyli wizja lokalna

Jeśli masz upatrzony obiekt, koniecznością jest pojechanie na wizję lokalną. Zdjęcia bardzo często różnią się od tego, jak miejsce wygląda w rzeczywistości. Czasami na wizji lokalnej wychodzą dodatkowe elementy, o których event manager nie pomyślał wcześnie. To może być nietypowa podłoga z kostki brukowej (dla Pań w szpilkach słabe rozwiązanie), więc warto pomyśleć nad rozłożeniem specjalnej podłogi dla gości. Drzwi mogą okazać się za wąskie, klimatyzacja mało wydolna, krzesła konferencyjne niewygodne albo po prostu nie ma klimatu, jaki był zaprezentowany przez zdjęcia. Najczęstszym rozczarowaniem jest okolica w jakiej znajduje się obiek, a przeciez to też ma wpływ na obiór wydarzenia.

Share