20 dziwnych momentów, które przeżył każdy Event Manager

Event Manager to zawód, który wywołuje najbardziej skrajne emocje ze wszystkich profesji! Powoduje w takim samym stopniu radość, ekscytację i dumę, jak i ból, podirytowanie oraz masę stresu. Postanowiliśmy dziś z uśmiechem na twarzy przedstawić wam 20 kryzysowych momentów w karierze organizatora wydarzeń.

Zapnijcie pasy, ruszamy w podróż pełną kryzysowych sytuacji, zwątpienia, a także ogromu szczęścia!

Goście się nie pojawiają

Patrzysz i patrzysz. Ludzi nie ma. Pojedyncze jednostki przeszły przez bramę twojego królestwa, jednak to nadal za mało. Boisz się, że nikt nie przyjdzie. Do momentu, kiedy wydarzenie oficjalnie się rozpoczyna. Wtedy nagle znikąd pojawia się dziki tłum i chce jak najszybciej dostać się do środka. Z deszczu pod rynnę. Musisz sobie z tym poradzić. Dlatego dobrze jest mieć kilka rezerwowych osób, które będą odhaczać nazwiska uczestników na liście i wpuszczać ich na wydarzenie.

Przychodzi za dużo osób

Event otwarty, każdy to zna. Planujesz wydarzenie na maksymalnie 200 osób, a pojawia się 2 lub 3 razy tyle. Zwłaszcza, jeśli przykładowo organizujesz wystawę w małej galeryjce. To wystawa znanego i lubianego artysty, jest darmowa, dlatego tworzysz wydarzenie na Facebooku. Co się wtedy dzieje? Mała galeryjka pęka w szwach, a ty modlisz się nagle do wszystkich świętych, aby nikt niczego nie zniszczył. Taki scenariusz można odnieść do wielu wydarzeń. Tłumy są dobre i niby wskazują na sukces organizatora, ale niestety nie w każdym miejscu

Podwykonawca odwołuje usługę dzień przed

Tak, to też się może zdarzyć. Konferansjer dostał lepszą fuchę? Fotograf podpisał nagle kontrakt z jakąś amerykańską agencją i jedzie w siną dal? Pies zjadł hostessie pracę domową i nie przyszła? W przypadku np. takich hostess możesz się jeszcze zabezpieczyć korzystając z usług agencji, która zapewni ci zastępstwo. Natomiast nie zawsze masz możliwość zorganizowania zapasowego fotografa czy konferansjera. W takim momencie będziesz musiał szukać kogoś, komu uda się przyjechać z dnia na dzień. Nie ma wyjścia!

Nie wiesz, kim są VIP-y

Zaproszenia wysłane, lista zrobiona, giftpacki przygotowane, ale kim do jasnej ciasnej są ci ludzie? Czytasz nazwiska po 10 razy i nadal żadne skojarzenia nie przychodzą ci do głowy. Może i nie siedzisz całymi dniami na portalach plotkarskich, ale mniej więcej orientujesz się w tym świecie i kojarzysz znanych ludzi. To dlaczego nie kojarzysz ponad połowy zaproszonych na event ludzi z sekcji VIP? Z pomocą przychodzi wujek Google! Wpisujesz tam nazwiska i widzisz świeżo upieczonych influencerów, siostrę cioteczną matki ojczyma osoby X, żonę znanego sportowca czy byłego faceta piosenkarki. No, to jeszcze tylko sprawdzisz, czym się zajmują i jesteś wolny.

Zakochujesz się we własnym pomyśle

I masz ochotę za niego wyjść. Serio. Wymyślasz tak perfekcyjną ideę, że na tle innych wygląda jak odkrycie Ameryki przez Kolumba. Twój pomysł to diament wśród pomysłów. Błyszczy i krzyczy do klienta „weź mnie, weź mnie!”. Karmisz swój pomysł dodatkowymi wartościami, szlifujesz go, chuchasz na niego i dmuchasz, aby czasem nic złego się z nim nie stało. Idziesz z tym do klienta dumny jak paw, masz przygotowaną perfekcyjną mowę prezentacyjną i wtedy…

Klient olewa twój pomysł i idzie na łatwiznę

A twoje serce pęka na małe kawałeczki. Na początku próbujesz przekonać go do zrealizowania chociaż połowy z twojej idei. Niestety on widzi to inaczej. Można powiedzieć, że nie nadajecie na tych samych falach. Jeśli uda się osiągnąć kompromis, to dobrze. Jednak czasami musisz się liczyć z tym, że ktoś niekoniecznie będzie zachwycony twoją wizją. Ludzie są różni i maja odmienne oczekiwania. Dlatego czasem nie warto przesadzać z dopracowaniem pierwotnej wersji eventu. Bardziej opłaca się posiadanie dwóch wersji lub paru asów w rękawie.

Stajesz się rannym ptakiem

Nagle wstawanie o 4 lub 5 nad ranem przestaje być dziwną fanaberią zmotywowanych mówców sukcesu. Budzisz się wtedy, bo tylko o świcie możesz spokojnie popracować. Bez ciągłych telefonów od klienta czy działu marketingu albo bomby atomowej w postaci tysiąca maili dziennie. O takiej nieludzkiej godzinie wszyscy jeszcze śpią, więc po prostu nikt nie będzie cię męczył. Jeśli natomiast za nic w świecie nie jesteś w stanie przekonać się do porannych pobudek…

Pracujesz w nocy!

Bo w nocy wszyscy śpią i wtedy również nikt cię nie męczy. Rozpraszacze działają aktywnie dopiero od 8 rano. A poza tym w ciemnościach najlepiej się myśli i ponoć powstają najbardziej kreatywne rozwiązania.

Kryzys goni kryzys

Zaplanowałeś wszystko idealnie, poziom twojej sumienności i zorganizowania to mocne 10/10 i wtedy właśnie przychodzi ten dzień. Przypomina piątek trzynastego. Wszystko ci się sypie. Nic nie wychodzi tak, jak powinno. Masz wrażenie, że zaliczasz wszystkie możliwe wtopy ze swojego kryzysowego planu awaryjnego. W dodatku żadna wtopa nie zależy od ciebie. Musisz więc cały czas myśleć za innych. Po kilku dniach braku snu padasz z wycieńczenia. A propos braku snu…

Nie śpisz lub nie jesz przez wyjątkowo długi czas

Do wyboru do koloru, ponoć Event Managerowie dzielą się na dwie kategorie. Jedni nie śpią, a kolejni nie jedzą. Jeśli nie jesz – cóż, nieplanowana dieta zawsze może wyjść na plus, w końcu zmieścisz się w ulubione spodnie, które leżą i płaczą na dnie szafy! Za to jeśli nie śpisz, będziesz miał większe szansę dostać rolę w The Walking Dead, w dodatku bez charakteryzacji. Czasami dziwisz się, jakim cudem człowiek jest w stanie funkcjonować tak sprawnie bez zaspokojenia podstawowych potrzeb fizjologicznych. Cóż, ty nie jesteś człowiekiem. Jesteś Event Managerem!

Zaczynasz interesować się nietypowymi rzeczami

Wiesz, jak naprawić zniszczone ubranie – czy to sukienkę wieczorową, czy jakiś wymyślny strój, czy suknię ślubną. Znasz przeróżne lifehacki, które ułatwiają ludziom życie. Nosisz w torebce lub w samochodowym schowku różne dziwaczne rzeczy – trytytki, śrubokręt, scyzoryk. Prawie jak na survivalu! Bo wszystko się może przydać. I się przydaje, twoi znajomi i rodzina są pod wrażeniem. Stajesz się w ich oczach Pomysłowym Dobromirem albo Inspektorem Gadżetem!

Logo marki cię prześladuje

Czujesz się jak w horrorze, w którym ofiara ma jakieś zwidy, jest nawiedzona lub prześladowana przez stalkera. „Słyszę głosy” i „widzę rzeczy” to ostatnio twoja główna obawa i zastanawiasz się, do którego terapeuty powinieneś się wybrać. W końcu event był już rok temu, a ty nadal widzisz wszędzie, dosłownie wszędzie, logotyp i produkty swojego byłego klienta. Tak samo jest z klientami obecnymi i przyszłymi.

Stwierdzasz, że ludzie… nie są mądrzy

Żeby czasem nie użyć tu jakiegoś pięknego epitetu określającego zachowania niektórych jednostek. Ten punkt jest dość kontrowersyjny, jednak my podchodzimy do niego z przymrużeniem oka. I ty też powinieneś! Często zapewne spotykasz się z podwykonawcą lub klientem, albo nawet z samymi uczestnikami wydarzenia, którzy twoim zdaniem mówią innym językiem. I to w dodatku nie pochodzącym z tej planety, ani nawet galaktyki. Tłumaczysz coś komuś dość łopatologicznie, jednak ta osoba nadal nie wykazuje ani krzty chęci zrozumienia twojego przekazu. W dodatku robi rzeczy zupełnie odwrotnie do zamierzonych. Musisz to po prostu przyjąć na klatę, bo jak to mówią – z koniem się nie kopie. Dlatego…

Wydaje ci się, że walczysz z wiatrakami

Co chwilę próbujesz ustawić kogoś do pionu lub wytłumaczyć coś po swojemu. Po czasie się poddajesz, bo przecież ile można nakierowywać ludzi? Jeśli jedna osoba zrozumie i zrobi coś dobrze, pojawia się kolejna z dokładnie tymi samymi niejasnościami. I wracamy do punktu wyjścia.\

Myślisz, że masz huśtawki nastrojów

A potem odkrywasz, że to tylko twoja praca. I konkretne wydarzenia wywołujące skrajne emocje są w nią wpisane. Z czasem się uodparniasz, jednak niektóre sytuacje nadal przyprawiają cię o dreszcze i zimne poty. Plus jest taki, że z czasem uczysz się kontrolować te emocje i stajesz się człowiekiem opanowanym niczym buddyjski mnich!

Ranga wydarzenia gdzieś po drodze ucierpiała

To raczej domena początkujących, którzy nie do końca jeszcze wiedzą, na co w organizacji mogą sobie pozwolić i jak spiąć mało elastyczny budżet. Notorycznie może się to zdarzać także ludziom, którzy nie przywiązują wagi do jakości. Drogie rozwiązania zostają zastąpione tańszymi, które niekoniecznie mogą nam odpowiadać. Pojawia się więc sytuacja, w której miało być prestiżowo, a wychodzi paździerzowo. Brzmi znajomo? Jedyną receptą na takie kryzysy jest nauka poprzez doświadczenia. Oraz złota rada: lepiej czasem odpuścić sobie jakiś element eventu, niż zrobić to najtańszym kosztem.

Gust klienta cię zadziwia

Idziesz na spotkanie i twój kurczowo trzymający się swojej wizji klient opowiada ci o tym, jak ma wyglądać wydarzenie. A ty tego słuchasz. I masz ochotę zacytować klasyka z reklamy McDonald’s: „A może frytki do tego?”. Wizja klienta jest kolorowa i pełna efektów wow – niczym sny przedszkolaka. Próbujesz sobie to zwizualizować i do głowy nie przychodzi ci nic, oprócz twoich rysunków z czasów właśnie tego przedszkola lub wczesnej podstawówki. No nie ma opcji, żeby to się udało. I jeszcze wyszło z klasą.

Event zostaje odwołany

Lub przełożony. Bo żałoba narodowa. Lub ustanowiony nagle wolny ustawowo Dzień Kolejarza/Międzynarodowe Święto Pieroga/Marsz z Okazji Pierwszego w Sezonie Grzybobrania. Albo po prostu to, co uderza w człowieka najbardziej: zmiana zdania klienta. Nic tak nie boli, jak fakt, że ktoś z zewnątrz ma ochotę położyć kres twojej ciężkiej pracy i stwierdzić, że jednak nie będziemy się bawić i idziemy z torbami. Ty musisz jakoś wyjść z tego z twarzą, a klient sprawia wrażenie osoby, która nic sobie z tego nie robi. W końcu to nie jego broszka, on tu tylko decyduje. A ty się za niego tłumaczysz.

Zadajesz sobie pytanie „Po co ja to w ogóle robię?”…

Masz dość tych wszystkich niezależnych od ciebie sytuacji walących się na głowę jak lawina w Alpach oraz klienta, który nie rozumie prostych zdań po polsku. A także wszystkich artystów od siedmiu boleści z „własną wizją”, oraz tych, którzy wiedzą lepiej od ciebie, jak zorganizować event. Choć jedyne imprezy, jakie kiedykolwiek wyprawili, to imieniny cioci Stasi i przebierany sylwester, na którego nikt się nie przebrał.  Normalnie masz ochotę rzucić to wszystko i wyjechać, zaszyć się w lesie bez internetu, telewizji, telefonu i paść owce na Podhalu. Bo owce przynajmniej będą cię słuchać!

Ale wtedy odpowiadasz sobie „Bo przecież to kocham!”

Oczywiście z wzajemnością. I ostatecznie owce na Podhalu zostawiasz pod opiekę komuś innemu. Bo ty pod opieką masz eventy. Są twoimi dziećmi, których nigdy nie zostawisz i choćbyś chciał je zostawić, to nie potrafisz. One po prostu są ci pisane! To tak jak z miłością i przeznaczeniem. Albo klątwą faraona. Od tego nie uciekniesz!