6 niezawodnych wskazówek, jak rozwiązywać problemy na evencie

Nie ma eventu bez mniejszych lub większych problemów! Wydarzenie bez fuck-upów jest jak żołnierz bez karabinu. Jednak często oczekuje się od Event Managera, że rozwiąże wszystkie problemy niczym wróżka za pomocą czarodziejskiej różdżki…. Niestety w większości przypadków nie jest to możliwe przez co cała presja ze strony ludzi i czasu spada na Event Managera.

W 2015 r. Steve Harvey, ówczesny gospodarz Miss Universe Pageant, popełnił bardzo duży błąd podczas rozdania nagród. Ogłosił niewłaściwego zwycięzcę. Później tłumaczył się, że czcionka dla zdobywcy drugiego miejsca była większa, niż czcionka zwycięzcy, co spowodowało ogromne zamieszanie. W końcu trzeba przyznać, że tłumaczenie nie wyglądało zbyt efektownie. Ale niezależnie od przyczyny, presja podczas wydarzenia na żywo była oszałamiająca! Jednak mimo wszystko większy hejt niż samego gospodarza dotknął Event Managerów – bo wszyscy ludzie zadawali pytanie, jak organizatorzy mogli dopuścić do tak kolosalnej pomyłki?

Na szczęście sztuka rozwiązywania problemów nie jest czymś, z czym trzeba się urodzić. Można to opanować, a trening czyni mistrza!  My pokażemy wam, jak tego dokonać.

Jak zostać mistrzem rozwiązywania problemów podczas wydarzenia?
  • Najpierw zrozum – Niezależnie od tego, czy jest to uczestnik eventu czy dostawca, który przychodzi do ciebie z jakimś problemem, upewnij się, że dokładnie zrozumiałeś sedno sprawy oraz ich potrzeby, zanim wkroczysz w wir działań.
  • Potem planuj – Upewnij się, że wszyscy koordynatorzy i podwykonawcy dokładnie rozumieją swoje role na evencie. Ważna jest tutaj odprawa w dniu wydarzenia – podsumowanie, powtórzenie ról i funkcji, wspólne wymyślenie rozwiązań problemów, jakie mogą się pojawić.  Wiele agencji przy organizacji dużych eventów korzysta z komunikatorów (Messenger, Waht’s up) w celu porozumiewania się w relacji koordynator – wolontariusze. To bardzo ułatwia sprawę! Stworzenie wspólnej grupy na Messengerze także należy do dobrych rozwiązań. Niezbędną rzeczą są również słuchawki dla koordynatorów

Jeśli coś zawaliłeś, przyznaj się i nie obwiniaj nikogo. Czasem zdarza się, że koordynator na wysokim stanowisku zapomni o istotnym szczególe, nie przekaże jakiejś informacji osobie, która ma wykonać dane zadanie, a następnie obarcza go winą na swój błąd. Nie róbmy tak, to kompletnie nie fair, a poza tym psuje relacje! Zawaliłeś? Przyznaj się, przeproś i zacznij działać dalej!

ZŁOTA ZASADA –  mistrzami rozwiązywania problemów stajemy się przez podejmowanie najróżniejszych decyzji! Nie bójmy się tego robić. Jak wiadomo trening czyni mistrza!

Często słyszymy, jak ludzie twierdzą, że są „urodzonymi osobami do rozwiązywania problemów”. To prawda, niektórzy mają zmysł do działania w kryzysowych sytuacjach, podążają za swoim instynktem i kreatywnością. Nie muszą się uczyć podejmowania decyzji – po prostu robią to od tak, bo mają to we krwi. Ale to nie znaczy, że osoby, która mają z tym problem nie będą w stanie tego wypracować. Tacy ludzie muszą nauczyć się jedynie kultywować sposób myślenia rozwiązujący problemy.

To wszystko jest jak zakupy w dużym sklepie i pytanie kasjera, gdzie jest dany przedmiot. Niektórzy po prostu podadzą numer lub charakterystyczną nazwę dla alejki, a my dalej błądzimy po sklepie. Inni natomiast po prostu cię tam zabierają. Ludzie, którzy powadzą cię prosto do celu muszą najpierw zdecydować się wstać, porzucić swoje zajęcie i ci pomóc. Wymaga to od nich działania i rezygnacji z nicnierobienia.  Rozwiązywanie problemów na evencie jest takie samo.

Na początek zdobądź cierpliwość i kreatywność

Przy rozwiązywaniu problemów kluczowa jest cierpliwość. Zamiast przewidywania i formułowania odpowiedzi na pytanie nam zadane, warto do końca wysłuchać drugiego człowieka upewniając się, że wszystko dokładnie zrozumieliśmy. Paradoksalnie dzięki temu zaoszczędzimy czas, unikniemy pomyłki na zadane pytanie, a co za tym idzie nasz rozmówca się nie zamknie i poczuje, że jesteśmy dobrą osobą do spraw krytycznych!

Podobnie jest z kreatywnością! Pamiętaj –  niekonwencjonalne rozwiązania są najlepsze! Czasem za bardzo szalone, mimo wszystko kto nie ryzykuje ten nie ma 🙂 Warto jednak tyutaj nadmienić, że kreatywność w rozwiązywaniu problemów to nie to samo co kreatywność w sztuce. Chodzi raczej o utrzymanie otwartego umysłu. Możesz to uzyskać samodzielnie.

Pomagaj!

Jeśli lubisz wyzwania w postaci pomagania, to wiedz, że jest to już połowa sukcesu. aby stać się wymiataczem w dziedzinie naprawiania wpadek i nieporozumień!  Często szybkie działanie wymaga od nas odłożenia tego, nad czym pracujemy i podjęcia odpowiedniej decyzji.  Może to być frustrujące dla osobowości enigmatycznych. Dlatego, jeśli chcesz być dobry w rozwiązywaniu problemów w danej chwili, musisz przestawić swoje myślenie i przyjąć, że komuś pomagasz.

Ciekawość w granicach rozsądku…

Obserwując organizatorów można z łatwością wyróżnić 2 typy ludzi.

1. Team „Carpe Diem” –  planują event, ale nie skupiają się za bardzo na szczegółach. Dopilnowują istotnych rzeczy, jednak wiedzą, że podczas wydarzenia i tak coś się stanie. Co będzie, to będzie – rozwiązywanie problemów traktują jako dobrą zabawę.

2. Team „Analityk”–  zastanawiają się nad sensem każdej rzeczy na evencie. Użyć trytytek czy takera do przymocowania znaków? Czerwony czy biały kolor krzeseł dla prelegentów? Dla niego wszystko jest istotne, co nie zawsze jest dobre bo zajmuje bardo dużo czasu.  A jak wiadomo – na to czasu zawsze brak.

Ciekawość to ważny element kompetencji Event Managera. Pamiętajmy jednak, żeby być ciekawym aktywnie, nie filozofować za dużo, a działać w praktyce!

Grunt to świadomość tego, co się robi!

Mimo, że każdy wie, jak być powinno, to oczywiście nie zawsze tak jest. Pracując w danym obszarze ważne jest, aby poznać się ze wszystkimi bardzo dokładnie. Często zdarza się tak, że na dany event zatrudniani są koordynatorzy stref lub wolontariuszy. Zostają oni dokładnie zbriefowani  i działają podczas wydarzenia. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy pojawiają się wiadomości, na które nie byli wtedy przygotowani. I co wtedy? Szybka reakcja ze strony organizatorów może nie być wcale tak szybka. Warto zaprosić koordynatorów oraz inne osoby zatrudnione na evencie na tydzień przed wydarzeniem, tak aby poznały całą strukturę firmy, osoby oraz zapoznały się ze swoimi obowiązkami. Może to one zwrócą uwagę na istotne kwestie, które umknęły organizatorom?

Szybko zawiąż sznurówki!

Rozwiązanie problemów musi działać na wielu poziomach z 360-stopniowym widokiem na przyczynę oraz skutek. Powinno zwrócić się także uwagę na całokształt wydarzenia, relacji oraz także na drobiazgi. Nie możesz podjąć solidnej decyzji bez ważenia wszystkich opcji i zrozumienia tego, co się z tym wiąże. Czytanie książki o rozwiązywaniu problemów strategicznych ci w tym nie pomoże – musisz nauczyć się tego w praktyce! Wierzymy w ciebie!