Ankieta ewaluacyjna po evencie – jak powinna wyglądać?

Skąd mamy wiedzieć, czy organizowany przez nas event został dobrze odebrany przez jego uczestników? Istnieje kilka sposobów – możemy podsłuchiwać rozmowy toczące się w kuluarach, obserwować mimikę gości lub dzwonić do każdego z pytaniem: jak było? Ale… po co? Przecież można zrobić to dużo prościej. Wystarczy skorzystać z ankiety ewaluacyjnej.

Jak (nie) pytać

Mogłoby się wydawać, że nie ma nic prostszego niż stworzenie ankiety ewaluacyjnej. W końcu jej celem jest zebranie opinii na temat eventu, można więc spytać po prostu: czy podobał Ci się nasz event? Cóż, okazuje się, że niekoniecznie.

To, w jaki sposób i o co zapytamy jest bardzo ważne- na wcześniej postawione pytanie odpowiedź brzmi: tak lub nie. Jasne – będziemy dzięki temu wiedzieli jaki był ogólny odbiór wydarzenia, ale… co to właściwie nam da? Dlatego warto spytać o powód oceny, czy choćby zastosować pytanie Net Promoter Score (więcej na temat metody możecie przeczytać tutaj). Przy tworzeniu ankiety nie można bać się także pytań otwartych – pozostawiają one pole dla uczestników do wyrażenia bardziej pogłębionych i przemyślanych opinii.

To nie wszystko – mamy dla Was jeszcze więcej praktycznych rad:

  • Po pierwsze: długość ankiety.

Musisz założyć, że twój respondent może poświęcić na wypełnienie kwestionariusza minimum swojego cennego czasu. Wypełnienie ankiety nie powinno zająć więcej niż kilka minut. Jeżeli jednak Twoje badanie jest dłuższe koniecznie uprzedź o tym respondenta – najlepiej we wstępie lub zaproszeniu.

  • Po drugie: przypomnienia.

Musisz zadbać, aby Twoja ankieta ewaluacyjna została wysłana najbardziej odpowiednim kanałem, który pozwoli Ci dotrzeć do respondentów w krótkim czasie. Doskonale sprawdza się w tym przypadku wysyłka na adres e-mail (adresy uczestników z pewnością zgromadziłeś już w swojej bazie podczas zapisów na event). Jednak często jedno zaproszenie do badania nie wystarczy – ktoś może pominąć e-maila, nie mieć czasu itp. Dlatego pamiętaj o wysłaniu przypomnień do wypełnienia do tych osób, które jeszcze nie wzięły udziału w badaniu.

  • Po trzecie: odpowiedni czas wysyłki.

W ankiecie ewaluacyjnej ma on kluczowe znaczenie – musisz zadać pytanie PO evencie (nie w jego trakcie!), ale nie na tyle późno, żeby respondent zapomniał o swoich wrażeniach z wydarzenia.

  • I w końcu: odpowiednia zachęta.

Warto zaproponować respondentom bonus czy nagrodę za wypełnienie kwestionariusza. Oczywiście nie chodzi tu o rozdawanie wielkich sum czy drogich nagród, a o drobny bonus, np. 10% zniżki na zakupy, darmowa reklama na stronie firmy itd. Bonus nie musi być też kierowany do wszystkich, a np. do tych którzy udzielili najciekawszych odpowiedzi.

Jak to wygląda w praktyce – SEM KRK

 Poniżej opiszemy przykład naszego partnera – organizatora konferencji SEM KRK. Organizatorzy wydarzenia po zakończeniu SEM KRK wysłali do uczestników konferencji kwestionariusz stworzony przy użyciu narzędzia Webankieta. Wyglądał on następująco:

Jaki współczynnik odpowiedzi można otrzymać? Ponad 20% (SEM KRK zdobyło 79 odpowiedzi na 374 wysłane zaproszenia), jeśli zastosujemy kilka trików.

  • Pierwsze pytanie zadajemy respondentom już w wiadomości e-mail z zaproszeniem do wypełnienia. Jest to doskonały sposób na zachęcenie do wzięcia udziału w badaniu – znacznie skuteczniejsze niż samotny link.

  • Odpowiednia długość kwestionariusza – wypełnienie zajmuje maksymalnie kilka minut.
  • Dobrze skonstruowany wstęp i zaproszenie do wzięcia udziału w badaniu.
  • Zróżnicowane typy pytań i estetyczny wygląd kwestionariusza.
  • Odpowiednia zachęta do partycypacji – obietnica bonusu.

Oprócz wyżej wymienionych kwestii twórcy ankiety skorzystali z wymienionych przez nas wcześniej dobrych rad i osiągnęli sukces.

Podsumowując, dobra ankieta ewaluacyjna to takie badanie, w którym uczestnicy po prostu chcą wziąć udział! Badanie, które nie zajmie im dużo czasu, a z drugiej strony da im możliwość wypowiedzenia się nieco głębiej na temat eventu, niż określenie tego czy im się on podoba czy nie. Ma to być okazja do podzielenia się opiniami z dwustronną korzyścią – dla organizatora, jak i uczestnika eventu. Nie można zapomnieć również o warstwie estetycznej oraz technicznych aspektach działania ankiety do czego dobrze nadaje się narzędzie, jakim jest Webankieta.

 

Share