Eventowe wtopy, których możesz uniknąć

Skrupulatnie pracowałeś nad tym eventem od bardzo dawna. Właściwie to wszystko masz dopięte na ostatni guzik. Z dumą patrzysz na swoje odbicie w lustrze. Nadchodzi TEN moment. Wchodzisz (oczywiście, cały na biało) na event… a tam dramat, krzyk, panika! Nic nie dzieje się zgodnie z planem. Wszystko wybucha.

A teraz uspokój się, bo to był tylko zły sen. Co prawda eventowe wtopy się zdarzają, ale części z nich naprawdę możesz uniknąć. Zamiast w ostatnim momencie ratować podbramkową sytuację, lepiej zapobiegać eventowym koszmarom.

KOSZMAR #1 – Przekroczenie budżetu

Pokryte złotem i diamentami pomieszczenia, koncert Beyonce, wylewający się zewsząd najdroższy szampan, a na koniec „skromny” pokaz sztucznych ogni – czasem klientom nie brakuje pomysłów na urozmaicenie eventu. Utrzymanie w ryzach budżetu może być bardzo trudne. Szczególnie, jeśli nasze wydarzenie należy do tych większych i dosyć złożonych. Podczas omawiania budżetu warto uświadomić klienta, że nie zawsze możemy zrobić efekt ,,wow” tanim kosztem – często zamiast eventu z klasą wychodzi z tego niezły paździerz. Wbrew pozorom nie jest tak trudno zapobiec katastrofie, jaką jest przekroczenie budżetu.

Po pierwsze przygotuj orientacyjny, wstępny kosztorys już na samym początku. Po drugie, nie zapominaj go aktualizować podczas pracy nad wydarzeniem – unikniesz ryzyka przekroczenia go. Jeśli tylko masz taką możliwość, nie zapomnij również o pozostawieniu sobie pewnej kwoty na nieprzewidziane koszty. Przy organizacji eventów lepiej zastanowić się na co warto przeznaczyć pieniądze, niż rozrzucać bankonoty na prawo i lewo. A co zrobić, gdy zorientujesz się, że event zaczyna przekraczać budżet? Przede wszystkim postaraj się odnaleźć ten element planu, na który masz przeznaczyć więcej pieniędzy niż planowałeś. Zastanów się, czy możesz poszukać tańszych zamienników, które nie spowodują spadku jakości imprezy.

Pamiętaj, że kto pyta – nie błądzi. Kosztorysy lepiej jest konsultować z innymi ludźmi, zwłaszcza jeśli sam jesteś początkującym event managerem. Osoby doświadczone potrafią oszacować koszta przeróżnych punktów twojego planu eventu. Wiedzą jakie są ceny w branży i zwrócą uwagę, jeśli ktoś z potencjalnych współpracowników próbuje ugrać na twojej niewiedzy. Oszczędzić możesz też, wykorzystując barter. Jeśli będziemy pracować z zaprzyjaźnioną firmą, możemy dogadać się w taki sposób, by obie strony miały z tego korzyści. Nie zapominaj też  by rozejrzeć się po własnym domu – czasem posiadamy rzeczy, które mogą stać się np. elementami scenografii 😉

KOSZMAR #2 – Niekończące się kolejki

Ogólnie kojarzysz, jaki jest przebieg eventu, ale nie jesteś pewien, o której zaczynają się poszczególne elementy. Zakładasz, że pojawi się taki moment z nawałem uczestników, ale nie do końca wiesz kiedy nastąpi, bo nie masz pewności co przyciągnie tłumy.

Postaraj się jak najdokładniej dopracować wszystkie kwestie logistyczne. Przede wszystkim warto przygotować dokładną mapę obiektu. Na niej muszą znaleźć się:

  • rejestracja,
  • miejsca poszczególnych stanowisk,
  • scena,
  • miejsce dla mediów,
  • catering,
  • drink bar,
  • oraz rzecz o której najłatwiej zapomnieć… toalety – w końcu przed nimi też mogą tworzyć się ogromne kolejki.

Poza tym, że stworzysz mapkę miejsca eventu, zadbaj o to, by dobrze ogarniały ją hostessy. To do nich najczęściej uczestnicy zwracają się z prośbą o pomoc. Dobrze wykwalifikowane hostessy to podstawa.

Nie zapomnij o tym, by zadbać o odpowiednią ilość osób, pracujących na rejestracji. To tam, uczestnicy eventu mogą natrafić na pierwsze ,,utrudnienia” (i chętnie pożalą się na ten temat w mediach społecznościowych). Czasem, by ,,kolejka” sprawnie się rozchodziła, potrzeba zapewnić większą ilość stanowisk i pracowników. To oni szybko poradzą sobie z oczekującym na wejście tłumem. Ustalając harmonogram eventu weź pod uwagę godziny ,,wzmożonego ruchu”, czyli tego, kiedy pojawi się na wydarzeniu najwięcej osób. Postaraj się też oszacować ewentualne obsuwy. Chyba nie ma nic gorszego, niż zdenerwowany uczestnik, pragnący jak najszybciej przebić się przez rejestracyjną kolejkę.

KOSZMAR #3 – Nieogar w social mediach

A teraz spójrz na event z perspektywy uczestnika. Wyobraź sobie, że:

  • nie masz 18 lat i nie jesteś pewien, czy możesz wejść na wydarzenie,
  • obawiasz się, że w ostatniej chwili coś pokrzyżuje ci plany, ale nie masz pojęcia, czy będziesz mógł zwrócić bilet,
  • zastanawiasz się jaki jest dokładny harmonogram eventu.

Co robisz? Najprawdopodobniej wyszukujesz wydarzenie na Facebooku i liczysz na to, że znajdziesz tam wszystkie informacje. A tam… pustka. Piszesz do organizatora, również na Facebooku. Cisza. Komunikacja w social mediach to podstawa – jako organizator musisz zadbać, żeby ktoś się nią dobrze zajmował. Dlatego dobrze będzie wyznaczyć ogarniętą osobę do tego typu działań, która będzie w mgnieniu oka gasiła kryzysy w social mediach.

Przede wszystkim pamiętaj, by jak najszybciej odpowiadać. Jeśli wydarzy się niespodziewane, ludzie szturmować będą przede wszystkim media społecznościowe. Szybkie i rzeczowe odpowiedzi sprawdzą się najlepiej. Ponadto musisz mieć kontrolę nad treściami, zamieszczanymi w postach. Warto informować o rzeczach, o które najczęściej pytają odbiorcy.

Nic tak, w dzisiejszych czasach, nie nakręca promocji wydarzenia jak social media. Zwłaszcza, jeśli spowodujemy, że ruch w ,,socjalkach” będzie kręcił się samoistnie, dzięki zaangażowaniu odbiorców:

  1. Zaproponuj gościom hasztag imprezy na instagramie – niech tagują i niech radosna wieść o evencie niesie się w świat! Dobrze, gdyby hashtag był widoczny w foto punktach, na ściankach, na zaproszeniach, ulotkach, materiałach itd.
  2. Influencerzy zaproszeni na event, którzy prowadzą relację na story z eventu to naprawdę dobry plan. Podbijają oglądalność, medialność i rangę wydarzenia.
KOSZMAR #4 – Plan jest taki, że nie masz planu

Masz dużo niecodziennych pomysłów. Twoja kreatywność pozwala na stworzenie eventu, jakiego jeszcze w branży nikt nie widział. Niestety – mimo wielkiej wyobraźni nie masz w sobie za grosz zdolności organizacyjnych. Bo skoro pomysł jest genialny – to co ma pójść źle?

Zamiast trzymać wszystkie zamysły w swojej głowie i wierzyć, że jakoś to będzie podczas realizacji projektu – zaplanuj wszystkie działania. Zrób rozpiskę wszystkich zadań, które będziesz musiał zrealizować podczas projektu – od wyboru miejsca, przez wynajem sprzętów, po zatrudnienie fotografa. Nie bierz wszystkiego na siebie. Zamiast tego wyznacz odpowiedzialne za poszczególne zadania osoby i doprecyzuj deadline’y.

Z takim sposobem działania będzie ci znacznie łatwiej. Czemu o tym mówimy? Bo w tym zawodzie organizacja jest niezwykle ważna, a wiemy, że istnieją osoby, które gubią się przy większej ilości zadań. Mamy na to sposób – w tym przypadku dobrze jest skorzystać z wszystkim znanych tabelek i aplikacji do planowania. Spróbuj ze standardowym kalendarzem Google do zaplanowania obowiązków swoich i współpracowników. A jeśli preferujesz bardziej złożone i jasne systemy do pracy, skorzystaj z Asany czy Nozbe.

Do komunikacji między Waszą grupą podczas eventu dobrze jest używać starej, dobrej konwersacji grupowej na Messengerze czy Slacku.

KOSZMAR #5 – Klient wie lepiej

Do eventu zostały trzy dni. Mimo to jesteś spokojny, ponieważ wiesz, że masz wszystko zaplanowane. I wtedy pojawia się on – pomysł klienta na zmianę. ,,Jaśniejsze” oświetlenie, ,,bardziej przystępny” układ sceny, ,,ładniejsza” dekoracja i wiele, wiele innych. Tłumaczysz, że masz doświadczenie i wiesz, że proponowane zmiany nie będą najlepszym rozwiązaniem w momencie, w którym jesteście, ale klient wydaje się być nieugięty. Co teraz?

Po pierwsze – asertywność. Nie możesz dać sobie wejść na głowę. Podczas rozmowy powinieneś być dobrze przygotowany – musisz mieć wiele rzeczowych argumentów, które mogą wpłynąć na decyzję klienta. Najlepiej powoływać się na ekspertów w konkretnych dziedzinach. Niech z tyłu głowy przyświeca ci myśl, że pomysł klienta może spowodować katastrofę. A za katastrofę, jako kapitan przedsięwzięcia, odpowiedzialny będziesz ty.

KOSZMAR #6 – Oczekiwania wobec miejsca, rozbieżne z rzeczywistością

Wiele osób w branży mówiło, że to świetna miejscówka. Zdjęcia obiektu mówią, że nie znajdziesz doskonalszego miejsca. Z dumą przyjeżdżasz na event… i okazuje się, że parkiet jest zbyt śliski, obsługa sceny nie ma wystarczająco wiele miejsca na przechowywanie sprzętu i nikt nie pomyślał o zadaszeniu, a właśnie zbiera się na deszcz.

Zanim wybierzesz miejsce eventu, warto osobiście je sprawdzić, żeby uniknąć wtopy. Pomyśl, jakie cechy powinien spełniać obiekt, w którym ma odbyć się wydarzenie o danym profilu. Zastanów się również nad tym w jakiej okolicy znajduje się dana miejscówka – czasem otoczenie może odstraszać potencjalnych uczestników.

Jadąc na wizję lokalną postaraj się sporządzić listę pytań, które chciałbyś zadać właścicielowi obiektu. Pomyśl o tym, co jest dla ciebie najważniejsze i po prostu o to spytaj. Ważne, aby miejsce pasowało do twojej koncepcji nie tylko pod względem wizualnym, ale także logistycznym. Lista twoich „wymagań od obiektu” musi być dobrze sprecyzowana – w końcu nie chcesz, aby w ostatniej chwili wyszło coś, o co po prostu nie dopytałeś.

Z każdą kolejną wizją lokalną będzie już tylko lepiej, dlatego nie masz się o co martwić!

-> Więcej o wyborze miejsca pisaliśmy TUTAJ

KOSZMAR #7 – Nuda!

Na organizacji eventów zjadłeś zęby. Na twoim koncie znajduje się dwieście mniejszych lub większych wydarzeń. Wydaje ci się, że nic cię już w tej branży nie zaskoczy, bo masz doskonały plan na wszystko. No właśnie – na wszystko masz tylko jeden utarty schemat i klienci mają go już dość.

Sięgaj po niestandardowe rozwiązania. Cieszymy się, że naszpikowane nowoczesnymi technologiami eventy są teraz na topie, ale jeśli nie ma wokół nich żadnego story i są tylko jednym, wielkim pokazem elektroniki bez składu i ładu. Wszyscy też byliśmy na imprezie z kolacją, gwiazdą wieczoru, DJ-em do kotleta i alkoholem po godzinach. Tego typu eventy pojawiają się niemal wszędzie, ale łączy je jedno – są odtwórcze i bez polotu. Zastanów się jak możesz urozmaicić dany event, żeby wyróżniał się na tle innych imprez. Być może organizujesz wydarzenie w niezwykłym miejscu – wykorzystaj jego potencjał. A może wiesz jak w niekonwencjonalny sposób spowodować, by uczestnicy eventu udostępnili relację z niego na swoich social mediach? Nie daj zamknąć swoich eventów w nudnych schematach.  Imprezom do kotleta mówimy stanowcze „NIE”! Z nudą wygra tylko dobry pomysł.

Share