Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się przyjść na event, na którym nie wiedziałeś, dokąd masz się udać, gdzie jest recepcja i właściwie to o której godzinie rozpoczyna się cała impreza? Takie znikome informacje są bardzo częstym powodem irytacji uczestników eventu. To oczywiste, że należy zapewnić im komfort informacyjny, a tym samym wyeliminować cały stres związany z udziałem w evencie. To właśnie niepokój i niepewność stają się często przyczyną odmowy udziału w imprezie. Czynnikiem stresogennym może okazać się już samo dotarcie na miejsce wydarzenia, problem z parkingiem, wejściem czy dopełnienie formalności związanych z otrzymaniem biletu wstępu.
Dlatego właśnie, najlepszym sposobem na wyeliminowanie potencjalnego stresu wśród uczestników imprezy jest dostarczenie im maksymalnej ilości informacji o evencie. Komunikacja z zaproszonymi gośćmi jest podstawą – warto regularnie wysyłać im porcję świeżych newsów i stopniowo serwować coraz więcej praktycznej wiedzy, tak, by czuli się na bieżąco informowani, a tym samym komfortowo i bezpiecznie. Idealna komunikacja z uczestnikami wydarzenia to taka, po której nie ma już żadnych pytań z ich strony. Kompleksowe i rzetelne poinformowanie o evencie jest jednak prawdziwą sztuką.
Technologia, która zapewnia komfort
Badania marki Apple dowiodły, że posiadacze iPhone’ów odblokowują swoje telefony średnio 6-7 razy w ciągu godziny. Maksymalnie wykorzystaj te wieści i informuj na bieżąco potencjalnych uczestników zbliżającego się eventu. Wykorzystaj mailing, stronę internetową imprezy, aplikacje eventowe i zapewnij uczestnikom kompletną ścieżkę informacyjną, która poprowadzi ich prosto na twoje wydarzenie. Powiadomienia napływające na ich smartfony będą przypominały uczestnikowi o tym, że event zbliża się wielkimi krokami. Daje to zielone światło i uświadamia, że organizator dba o beneficjenta i chce za wszelką cenę zapewnić mu komfort w postaci szeregu jasnych informacji o wydarzeniu.
Strona wydarzenia – jasna strona mocy
Strona twojego eventu w sieci powinna być bezpieczną ostoją, na której można szybko znaleźć wszystkie informacje o wydarzeniu. Powinna być na tyle intuicyjna i przejrzysta, by uczestnicy wracali na nią po nowe informacje. Na stronie powinny znaleźć się absolutnie wszystkie dane o wydarzeniu z wypunktowaniem nawet najdrobniejszych detali. Warto zauważyć, że w dzisiejszym natłoku informacji przyjęcie takiego systemu jest niemal koniecznością. Ludzie nie mają czasu na to, żeby w „ścianie tekstu” doszukiwać się tego, co najważniejsze. Analiza treści jest dobra dla maturzystów, w realnym świecie liczą się konkrety!
- Strona wydarzenia to miejsce na wszystkie najważniejsze newsy i aktualizowane na bieżąco informacje o zmianach.
- Na głównej stronie warto zaplanować zaproszenie do pobrania aplikacji mobilnej czy zapisania się do newslettera.
- Przy zlecaniu projektu strony nie zapomnij o szczegółach takich jak drzewo strony czy wyszukiwarka, które ułatwiają poruszanie się po witrynie i szybkie odnalezienie konkretnych informacji o evencie.
- Na stronie wydarzenia powinny znaleźć się wskazówki, dotyczące dotarcia na miejsce oraz mapa lokalizacji.
- Nie zapomnij o tym, aby na stronie www znalazła się konkretna i szczegółowa informacja o biletach. Jeśli sprzedajesz je przez jakiś system/stronę www, warto podpiąć lub podlinkować ją w taki sposób, aby w prosty sposób przekierować potencjalnych, zainteresowanych uczestników do kupna biletów. Nie komplikujmy ludziom życia, postarajmy się ułatwiać niektóre procesy.
- Infolinia lub formularz kontaktowy – takie informacje na stronie www to dość ważna kwestia. Dlatego na dole strony lub w osobnej zakładce „Kontakt” dobrze jest zamieścić numer i adres e-mail, pod którym można skontaktować się w razie pytań lub ewentualnych problemów.
Sztuka mailingu i informacji
Mail jest świetnym sposobem na przekazanie informacji przed eventem. Potencjalni zainteresowani z pewnością go otworzą, a co wydarzy się potem – to zależy już ciebie. Zazwyczaj wśród danych, które posiadasz o uczestnikach jest właśnie adres e-mail. Może być kluczem do sukcesu, czyli kompleksowego poinformowania go o nadchodzącym wydarzeniu i odarciu go ze wszystkich wątpliwości.
- Idealny mail powinien doprowadzić odbiorcę na stronę internetową eventu, gdzie będzie mógł znaleźć wszystkie dane i detale, które zaspokoją jego potrzebę informacji.
- Wysyłaj regularnie maile z mniejszymi porcjami informacji, zamiast jednej kolosalnej wiadomości, której prawdopodobnie i tak nikt nie przeczyta w całości. W ten sposób informacje będą serwowane w bardziej przystępnej formie, a dodatkowo goście zyskają poczucie komfortu, dzięki regularnym wiadomościom od organizatora.
- Stwórz wiadomości na podstawie wiedzy zgromadzonej o uczestnikach. Jeśli zajedzie taka potrzeba, przygotuj kilka wersji tych samych maili – dostosuj ich styl i treść do twoich grup docelowych.
- Stary, nudny mailing wszystkim się już przejadł. Pomyśl o współpracy z copywriterem, albo jeśli sam nieźle piszesz – stwórz interesujące teksty, które będą inne, niż wszystkie. Pełne metafor, oryginalne, zabawne, sugerujące lub lekko ironiczne – to już twój wybór, więc zadecyduj, które najlepiej przemówią do twoich odbiorców.
Aplikacje mobilne w świecie eventów
Aplikacja mobilna to królowa w świecie informacji eventowej. To najkrótsza możliwa droga do wszystkich detali – mogą do nich dotrzeć za pomocą naciśnięcia na jeden przycisk na ekranie smartphona. W świecie, w którym przeciętny użytkownik ogląda zdjęcie w telefonie nie dłużej niż 2 sekundy – czas dotarcia do informacji o evencie jest kluczowy. Tylko najbardziej zdeterminowani uczestnicy poświęcą kilka minut na wyszukanie detali, reszta z nich szybko się zniechęci i zrezygnuje z udziału w imprezie. Aplikacja mobilna z pewnością pomoże zlikwidować czynnik stresu, o którym mowa była na początku.
- Wykorzystaj powiadomienia Push, by przekazać kluczowe informacje organizacyjne o evencie.
- Aby maksymalnie zainteresować odbiorcę spersonalizuj wszystkie powiadomienia i update’y – zyskają bardziej atrakcyjną formę, a tym samym będą bardziej przyjazne dla użytkowników.
- W projekcie aplikacji uwzględnij możliwość wysyłania wiadomości i zapytań poprzez aplikację. W ten sposób, dzięki szybkim i kompleksowym odpowiedziom na pytanie zapewnisz użytkownikom maksymalny komfort. Jeśli stworzysz aplikację sprzyjającą zadawaniu pytań, możesz też w bezpośredni sposób zebrać feedback od potencjalnych gości i dzięki temu ulepszyć materiał informacyjny.
- W aplikacji mobilnej powinna znaleźć się mapa miejsca wydarzenia oraz bieżące informacje o zmianach związanych z lokalizacją.
- Aplikacja będzie źródłem informacji dla wszystkich gości podczas eventu. Informacje w niej powinny być updatowane w tej samej minucie, w której dowiadujesz się o zmianie planu wydarzeń. Świeże informacje to podstawa każdej eventowej apki.
Social media na wydarzeniu
Kanały social media mogą wspierać cały proces informowania o evencie. To dodatkowy back up, który w atrakcyjny sposób przypomni użytkownikom o najważniejszych kwestiach.
- Dzięki kanałom social media możesz zachęcić użytkowników do regularnego korzystania ze strony lub aplikacji mobilnej.
- Facebook to dzisiejszy „pulpit” każdego użytkownika. Messenger jest najpopularniejszym ogólnie dostępnym czatem na fanpage’u, z którego użytkownicy bardzo chętnie kożystają, ale też nieocenionym źródłem feedbacku od gości eventu. Dlatego dotarcie reklamą poprzez Facebooka czy Messengera – co dzisiaj jest możliwe – możesz przyciągnąć na event większą ilość osób, a także na bieżąco informować już zaangażowanych.
- Relacje, pytania, czy ankiety to narzędzia, które pomogą urozmaicić i usprawnić komunikację z uczestnikami imprezy.
- Informacja o tym, że znajomy wybiera się na event widoczna na Facebooku może być kluczowym elementem, który pomoże podjąć decyzję o udziale w wydarzeniu. To kolejny aspekt, który pomoże wyeliminować czynnik stresu podczas eventu.
- Dlatego dobrze jest jest stworzyć wydarzenie na Facebooku danego eventu. O czym należy pamiętać w przypadku tworzeniu takiego wydarzenia?
- Podstawowe informacje! Data, godzina, miejsce, dokładny opis eventu jest kluczowy! Bez takich podstawowych informacji wydarzenie stworzone na Facebooku nie będzie miało sensu.
- Jeśli stworzyłeś wydarzenie zanim pojawiła się jego agenda, poinformuj uczestników o tym, że więcej informacji otrzymają wkrótce.
- A co za tym idzie – daj im znać „wkrótce”!
- Wchodź z nimi w relacje, pisz posty, odpowiadaj na pytania, lub wyznacz osobę/zatrudnij agencję social media, która obsługą wydarzenia będzie się zajmować!
- Ruch, działanie i promocja takiego wydarzenia będą tu kluczowe! Nie można pozostawić go samopas – stworzenie samego wydarzenia na Facebooku nie wystarczy, musisz prężnie je rozwijać. Powodzenia :).
Oznakowanie terenu – czyli w którą stronę?
Jeśli teren wydarzenia jest duży, to bardzo łatwo się pogubić. Z resztą oznakowanie i osoby, których można się poradzić co do wybrania odpowiedniej drogi powinny być na każdym wydarzeniu. O czym musisz pamiętać, żeby uczestnicy się nie pogubili?
- Tabliczki z oznakowaniem stref, recepcji i konkretnych punktów.
- Jeśli teren jest duży, warto wręczać ludziom na wejściu mapkę.
- Osoby rozmieszczone na różnych stanowiskach, do których uczestnik może się zgłosić po informację. Czy to na recepcji, czy w punkcie „informacja”, czy stojące i kierujące ruchem. Warto, aby były pogodne, uśmiechnięte i miały koszulki, np. w jednym kolorze – wtedy będą się rzucać w oczy.
- Strzałki to także rzecz istotna. Zadbaj o to, by wyznaczały ludziom drogę. Postaw się na miejscu uczestnika – jesteś na zupełnie nowym obiekcie, wszystko jest mało znane i nie wiesz dokąd iść. GPS nie pomoże, musisz radzić sobie sam. Dlatego wszelkie drogowskazy, strzałki, oznakowania i tabliczki będą w tym przypadku niezwykle pomocne.
Zapewnienie gościom eventu komfortu informacyjnego jest wyzwaniem, które wymaga planu i skrupulatności. Na szczęście przychodzą nam z pomocą nowe technologie, które pomagają ograniczyć stresujące sytuacje związane z niedoinformowaniem do minimum. Wydrukowany program imprezy, broszury czy standy ze wskazówkami dla gości są pewnym ryzykiem ze względu na dynamikę związaną z branżą eventową.
Jeśli jeden element ulegnie zmianie, wówczas całość ulega przedawnieniu. W konsekwencji marnowany jest czas, energia i pieniądze. Technologie i informowanie gości online jest dziś nie tylko szybsze, tańsze, ale i bardziej przyjazne odbiorcom.
Olbrzymim plusem nowych rozwiązań jest możliwość szybkiego responsu od odbiorców, co niesie za sobą niezliczone korzyści dla każdego event managera. Umiejętne wykorzystanie technologii przy informowaniu o wydarzeniu zredukuje stres nie tylko u gości, ale i u organizatorów imprezy.