Jak zapewnić gościom eventu komfort informacyjny?

Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się przyjść na event, na którym nie wiedziałeś, dokąd masz się udać, gdzie jest recepcja i właściwie to o której godzinie rozpoczyna się cała impreza? Takie znikome informacje są bardzo częstym powodem irytacji uczestników eventu. To oczywiste, że należy zapewnić im komfort informacyjny, a tym samym wyeliminować cały stres związany z udziałem w evencie. To właśnie niepokój i niepewność stają się często przyczyną odmowy udziału w imprezie. Czynnikiem stresogennym może okazać się już samo dotarcie na miejsce wydarzenia, problem z parkingiem, wejściem czy dopełnienie formalności związanych z otrzymaniem biletu wstępu.

Dlatego właśnie, najlepszym sposobem na wyeliminowanie potencjalnego stresu wśród uczestników imprezy jest dostarczenie im maksymalnej ilości informacji o evencie. Komunikacja z zaproszonymi gośćmi jest podstawą – warto regularnie wysyłać im porcję świeżych newsów i stopniowo serwować coraz więcej praktycznej wiedzy, tak, by czuli się na bieżąco informowani, a tym samym komfortowo i bezpiecznie. Idealna komunikacja z uczestnikami wydarzenia to taka, po której nie ma już żadnych pytań z ich strony. Kompleksowe i rzetelne poinformowanie o evencie jest jednak prawdziwą sztuką.

Technologia, która zapewnia komfort

Badania marki Apple dowiodły, że posiadacze iPhone’ów odblokowują swoje telefony średnio 6-7 razy w ciągu godziny. Maksymalnie wykorzystaj te wieści i informuj na bieżąco potencjalnych uczestników zbliżającego się eventu. Wykorzystaj mailing, stronę internetową imprezy, aplikacje eventowe i zapewnij uczestnikom kompletną ścieżkę informacyjną, która poprowadzi ich prosto na twoje wydarzenie. Powiadomienia napływające na ich smartfony będą przypominały uczestnikowi o tym, że event zbliża się wielkimi krokami. Daje to zielone światło i uświadamia, że organizator dba o beneficjenta i chce za wszelką cenę zapewnić mu komfort w postaci szeregu jasnych informacji o wydarzeniu.

Strona wydarzenia – jasna strona mocy

Strona twojego eventu w sieci powinna być bezpieczną ostoją, na której można szybko znaleźć wszystkie informacje o wydarzeniu. Powinna być na tyle intuicyjna i przejrzysta, by uczestnicy wracali na nią po nowe informacje. Na stronie powinny znaleźć się absolutnie wszystkie dane o wydarzeniu z wypunktowaniem nawet najdrobniejszych detali. Warto zauważyć, że w dzisiejszym natłoku informacji przyjęcie takiego systemu jest niemal koniecznością. Ludzie nie mają czasu na to, żeby w „ścianie tekstu” doszukiwać się tego, co najważniejsze. Analiza treści jest dobra dla maturzystów, w realnym świecie liczą się konkrety!

• Strona wydarzenia to miejsce na wszystkie najważniejsze newsy i aktualizowane na bieżąco informacje o zmianach.
• Na głównej stronie warto zaplanować zaproszenie do pobrania aplikacji mobilnej czy zapisania się do newslettera.
• Przy zlecaniu projektu strony nie zapomnij o szczegółach takich jak drzewo strony czy wyszukiwarka, które ułatwiają poruszanie się po witrynie i szybkie odnalezienie konkretnych informacji o evencie.
• Na stronie wydarzenia powinny znaleźć się wskazówki, dotyczące dotarcia na miejsce oraz mapa lokalizacji.
• Nie zapomnij o tym, aby na stronie www znalazła się konkretna i szczegółowa informacja o biletach. Jeśli sprzedajesz je przez jakiś system/stronę www, warto podpiąć lub podlinkować ją w taki sposób, aby w prosty sposób przekierować potencjalnych, zainteresowanych uczestników do kupna biletów. Nie komplikujmy ludziom życia, postarajmy się ułatwiać niektóre procesy.
• Infolinia lub formularz kontaktowy – takie informacje na stronie www to dość ważna kwestia. Dlatego na dole strony lub w osobnej zakładce „Kontakt” dobrze jest zamieścić numer i adres e-mail, pod którym można skontaktować się w razie pytań lub ewentualnych problemów.

Sztuka mailingu i informacji

Mail jest świetnym sposobem na przekazanie informacji przed eventem. Potencjalni zainteresowani z pewnością go otworzą, a co wydarzy się potem – to zależy już ciebie. Zazwyczaj wśród danych, które posiadasz o uczestnikach jest właśnie adres e-mail. Może być kluczem do sukcesu, czyli kompleksowego poinformowania go o nadchodzącym wydarzeniu i odarciu go ze wszystkich wątpliwości.

• Idealny mail powinien doprowadzić odbiorcę na stronę internetową eventu, gdzie będzie mógł znaleźć wszystkie dane i detale, które zaspokoją jego potrzebę informacji.
• Wysyłaj regularnie maile z mniejszymi porcjami informacji, zamiast jednej kolosalnej wiadomości, której prawdopodobnie i tak nikt nie przeczyta w całości. W ten sposób informacje będą serwowane w bardziej przystępnej formie, a dodatkowo goście zyskają poczucie komfortu, dzięki regularnym wiadomościom od organizatora.
• Stwórz wiadomości na podstawie wiedzy zgromadzonej o uczestnikach. Jeśli zajedzie taka potrzeba, przygotuj kilka wersji tych samych maili – dostosuj ich styl i treść do twoich grup docelowych.
• Stary, nudny mailing wszystkim się już przejadł. Pomyśl o współpracy z copywriterem, albo jeśli sam nieźle piszesz – stwórz interesujące teksty, które będą inne, niż wszystkie. Pełne metafor, oryginalne, zabawne, sugerujące lub lekko ironiczne – to już twój wybór, więc zadecyduj, które najlepiej przemówią do twoich odbiorców.

Aplikacje mobilne w świecie eventów

Aplikacja mobilna to królowa w świecie informacji eventowej. To najkrótsza możliwa droga do wszystkich detali – mogą do nich dotrzeć za pomocą naciśnięcia na jeden przycisk na ekranie smartphona. W świecie, w którym przeciętny użytkownik ogląda zdjęcie w telefonie nie dłużej niż 2 sekundy – czas dotarcia do informacji o evencie jest kluczowy. Tylko najbardziej zdeterminowani uczestnicy poświęcą kilka minut na wyszukanie detali, reszta z nich szybko się zniechęci i zrezygnuje z udziału w imprezie. Aplikacja mobilna z pewnością pomoże zlikwidować czynnik stresu, o którym mowa była na początku.

• Wykorzystaj powiadomienia Push, by przekazać kluczowe informacje organizacyjne o evencie.
• Aby maksymalnie zainteresować odbiorcę spersonalizuj wszystkie powiadomienia i update’y – zyskają bardziej atrakcyjną formę, a tym samym będą bardziej przyjazne dla użytkowników.
• W projekcie aplikacji uwzględnij możliwość wysyłania wiadomości i zapytań poprzez aplikację. W ten sposób, dzięki szybkim i kompleksowym odpowiedziom na pytanie zapewnisz użytkownikom maksymalny komfort. Jeśli stworzysz aplikację sprzyjającą zadawaniu pytań, możesz też w bezpośredni sposób zebrać feedback od potencjalnych gości i dzięki temu ulepszyć materiał informacyjny.
• W aplikacji mobilnej powinna znaleźć się mapa miejsca wydarzenia oraz bieżące informacje o zmianach związanych z lokalizacją.
• Aplikacja będzie źródłem informacji dla wszystkich gości podczas eventu. Informacje w niej powinny być updatowane w tej samej minucie, w której dowiadujesz się o zmianie planu wydarzeń. Świeże informacje to podstawa każdej eventowej apki.

Social media na wydarzeniu

Kanały social media mogą wspierać cały proces informowania o evencie. To dodatkowy back up, który w atrakcyjny sposób przypomni użytkownikom o najważniejszych kwestiach.

• Dzięki kanałom social media możesz zachęcić użytkowników do regularnego korzystania ze strony lub aplikacji mobilnej.
• Facebook to dzisiejszy „pulpit” każdego użytkownika. Messenger jest najpopularniejszym ogólnie dostępnym czatem na fanpage’u, z którego użytkownicy bardzo chętnie kożystają, ale też nieocenionym źródłem feedbacku od gości eventu. Dlatego dotarcie reklamą poprzez Facebooka czy Messengera – co dzisiaj jest możliwe – możesz przyciągnąć na event większą ilość osób, a także na bieżąco informować już zaangażowanych.
• Relacje, pytania, czy ankiety to narzędzia, które pomogą urozmaicić i usprawnić komunikację z uczestnikami imprezy.
• Informacja o tym, że znajomy wybiera się na event widoczna na Facebooku może być kluczowym elementem, który pomoże podjąć decyzję o udziale w wydarzeniu. To kolejny aspekt, który pomoże wyeliminować czynnik stresu podczas eventu.
• Dlatego dobrze jest jest stworzyć wydarzenie na Facebooku danego eventu. O czym należy pamiętać w przypadku tworzeniu takiego wydarzenia?

1. Podstawowe informacje! Data, godzina, miejsce, dokładny opis eventu jest kluczowy! Bez takich podstawowych informacji wydarzenie stworzone na Facebooku nie będzie miało sensu.
2. Jeśli stworzyłeś wydarzenie zanim pojawiła się jego agenda, poinformuj uczestników o tym, że więcej informacji otrzymają wkrótce.
3. A co za tym idzie – daj im znać „wkrótce”!
4. Wchodź z nimi w relacje, pisz posty, odpowiadaj na pytania, lub wyznacz osobę/zatrudnij agencję social media, która obsługą wydarzenia będzie się zajmować!
5. Ruch, działanie i promocja takiego wydarzenia będą tu kluczowe! Nie można pozostawić go samopas – stworzenie samego wydarzenia  na Facebooku nie wystarczy, musisz prężnie je rozwijać. Powodzenia :).

Oznakowanie terenu – czyli w którą stronę?

Jeśli teren wydarzenia jest duży, to bardzo łatwo się pogubić. Z resztą oznakowanie i osoby, których można się poradzić co do wybrania odpowiedniej drogi powinny być na każdym wydarzeniu. O czym musisz pamiętać, żeby uczestnicy się nie pogubili?

• Tabliczki z oznakowaniem stref, recepcji i konkretnych punktów.
• Jeśli teren jest duży, warto wręczać ludziom na wejściu mapkę.
• Osoby rozmieszczone na różnych stanowiskach, do których uczestnik może się zgłosić po informację. Czy to na recepcji, czy w punkcie „informacja”, czy stojące i kierujące ruchem. Warto, aby były pogodne, uśmiechnięte i miały koszulki, np. w jednym kolorze – wtedy będą się rzucać w oczy.
• Strzałki to także rzecz istotna. Zadbaj o to, by wyznaczały ludziom drogę. Postaw się na miejscu uczestnika – jesteś na zupełnie nowym obiekcie, wszystko jest mało znane i nie wiesz dokąd iść. GPS nie pomoże, musisz radzić sobie sam. Dlatego wszelkie drogowskazy, strzałki, oznakowania i tabliczki będą w tym przypadku niezwykle pomocne.

Zapewnienie gościom eventu komfortu informacyjnego jest wyzwaniem, które wymaga planu i skrupulatności. Na szczęście przychodzą nam z pomocą nowe technologie, które pomagają ograniczyć stresujące sytuacje związane z niedoinformowaniem do minimum. Wydrukowany program imprezy, broszury czy standy ze wskazówkami dla gości są pewnym ryzykiem ze względu na dynamikę związaną z branżą eventową.

Jeśli jeden element ulegnie zmianie, wówczas całość ulega przedawnieniu. W konsekwencji marnowany jest czas, energia i pieniądze. Technologie i informowanie gości online jest dziś nie tylko szybsze, tańsze, ale i bardziej przyjazne odbiorcom.

Olbrzymim plusem nowych rozwiązań jest możliwość szybkiego responsu od odbiorców, co niesie za sobą niezliczone korzyści dla każdego event managera. Umiejętne wykorzystanie technologii przy informowaniu o wydarzeniu zredukuje stres nie tylko u gości, ale i u organizatorów imprezy.