Jak zorganizować największy hackathon w Europie? Rozmowa z Sylwią Wojtas

Co powiecie na event, podczas którego ludzie z wielu zakątków świata mają jedynie 24 godziny na to, aby znaleźć rozwiązania programistyczne dla wielkich firm i instytucji? Podczas hackathonu HackYeah każdy ma szansę zaistnieć, niezależnie od wieku! Za to organizatorzy stają w obliczu wielkiego wyzwania!

Organizowanie takiego wydarzenia wiąże się z ogromną odpowiedzialnością. Prelekcje, wykłady, stoiska patronów, cała doba hackowania, a to wszystko zwieńczone uroczystym ogłoszeniem wyników, rozdaniem nagród i emocjami, jakich dawno nie widziałam na żadnym innym evencie. Rozmawiałam z Sylwią Wojtas z PROIDEA, która odpowiedzialna była za organizację hackathonu. Udało nam się złapać po wszystkim, kiedy emocje osiągnęły apogeum. Zmęczona, ale zadowolona z efektu Sylwia zdradziła nam tajniki imprez dla branży IT oraz Hackathonu HackYeah! Zobaczcie, jak powstał największy hackathon w Europie!

Z czyjej inicjatywy powstał Hackathon HackYeah?

To nasz autorski projekt, powstał z inicjatywy firmy PROIDEA oraz Lynxia. To już druga jego edycja. Organizujemy bardzo dużo autorskich eventów dla branży IT oraz realizujemy je dla firm zewnętrznych. Lynxia natomiast do tej pory zajmowała się stricte hackathonami. Po rozmowach powstał taki pomysł, że największy hackathon na świecie i w Europie naprawdę mógłby się odbyć w Polsce. Mamy tu ogromny potencjał IT i stąd się to wzięło.

Event był prowadzony anglojęzycznie. To znaczy, że pojawiło się wielu uczestników spoza Polski?

Myślę, że jakieś 20% ogółu. Zagranicznych uczestników było sporo, jednak ich dokładną liczbę musimy zweryfikować. Pretendujemy do tego, aby być międzynarodowym wydarzeniem, więc już od początku musimy posługiwać językiem angielskim. Uważamy, że 20% jak na drugą edycję eventu to sporo. Mieliśmy uczestników z innego kontynentu, a także bardzo dużą reprezentację z Węgier, z Włoch itd. Staramy się więc działać na szerszą skalę!

Podczas wręczenia nagród konferansjerem przez moment był robot. Jaka firma go stworzyła? Czy to dzieło któregoś z patronów?

Totalizator Sportowy był naszym partnerem i to właśnie oni na swoim stoisku mieli robota, który zabawiał uczestników. Robot był atrakcyjnym pokazem, na co stać dzisiaj sztuczną inteligencję.

PKO wspominało, że spośród zwycięzców wybiorą jeden zespół, z którym będą współpracować. Czy uczestnicy mają szansę na dalszą karierę w dużych firmach?

Oprócz tego, że uczestnicy otrzymali nagrody finansowe, firmy dają też możliwość przetestowania wygranego rozwiązania  na ich systemach, w tym przypadku bankowych. Po pierwsze, wdrożenie autorskiego rozwiązania dla autorów jest przede wszystkim świetną opcją do pracy na dużych systemach i nauczenia się czegoś nowego. A po drugie – to świetna okazja, żeby się wypromować. PKO zapowiedziało, że jeszcze nie wyłonili zwycięzcy, ale jeden z tych wygranych będzie miał okazję być zaimplementowanym do ich systemów.

A jakie są szanse dla tych uczestników? Czy ich rozwiązania będą wykorzystane w tych firmach?

To zależy od konkretnej firmy, ale tak. Wojsko np. sprawdzało umiejętności uczestników i dostarczało im zabawę. Oczywiście gdyby ktoś z wygranych chciał współpracować z wojskiem, to będzie mógł porozmawiać z osobami decyzyjnymi. Natomiast inne firmy przyszły do nas z konkretnymi wyzwaniami, potrzebami, danymi, które wyciągnęli ze swoich firm po to, aby w ramach hackathonu powstały rozwiązania, które pomogą rozwiązać im te zagadnienia. Te firmy są partnerami także dlatego, że chciałyby w ciągu 24 godzin – a nie jak to zwykle trwa 4 miesięcy trwania przetargów i decyzji – uzyskać kreatywny koncept i gotową do zrealizowania wersję aplikacji. Jeśli będzie spełniała wszystkie warunki partnera, może mieć szansę zostać wdrożona w firmie.

Jak to wyglądało ze zgłoszeniami? Czy zgłaszały się konkretne, uformowane zespoły czyli np. ludzie, którzy ze sobą pracują, czy może byli dobierani losowo?

Nie byli dobierani losowo. Każdy mógł się zgłosić ze swoją drużyną albo mógł przyjść na miejsce sam i dobrać się tutaj pod konkretne zadanie, poszukać członków swojego zespołu. Były drużyny, które formowały zespoły dużo wcześniej i przyjeżdżały całą ekipą. Znalazły się też zespoły, które stworzyły się na miejscu. Ludzie spotkali się i stwierdzili, że skoro jedna osoba zna się na Javie, druga na grafice komputerowej, a trzecia ma dobry pomysł, to tworzyli drużyny. Jeden z wygranych zespołów opowiadał, że jego członkowie na co dzień pracują w innych miejscach, ale się znają i są programistami. Więc to była dla nich super okazja, żeby zrobić razem jakiś projekt.

Pobiliście rekord rejestracji i Europy pod względem ilości uczestników. To ogromny sukces. Czy chcecie też pobić rekord świata?

Tak, mieliśmy ponad 3200 rejestracji, a na miejsce przyszło ponad 2500 uczestników, czyli pobity został rekord Europy. Niewiele brakło do rekordu świata, ale byliśmy blisko. Rok temu mieliśmy około 1700 uczestników na miejscu, w tym roku ponad 2500, dlatego rozwijamy się i idziemy w coraz lepszą stronę!

Uczestnicy programowali całe 24h. Jak w tym czasie wyglądała praca organizatorów?

Spędziliśmy na miejscu konferencji 2 dni dłużej, niż uczestnicy. Tutaj też spaliśmy i pracowaliśmy od późnych godzin nocnych do bardzo wczesnych rannych. Podzieliliśmy się na teamy, musieliśmy tak, jak uczestnicy brać udział w wydarzeniu. Spaliśmy po 4-5 godzin tu, gdzie oni i zmienialiśmy się. Zawsze ktoś musiał być na „warcie”, nie mogliśmy zostawić uczestników samych.

Rzecz, która przykuła moją uwagę to akcesoria w toaletach – dostępne dla uczestników pasty do zębów, środki higieny, tabletki przeciwbólowe i cała masa innych, przydatnych rzeczy codziennego użytku. Skąd pomysł? Bardzo przydatny!

Trochę podpatrzony z branży ślubnej, ale tak! Widziałam, że nasze kosze „ratunkowe” się opróżniły, więc się przydały. Niektórzy przyjechali tutaj na tak długo i z tak daleka, że udostępnienie im takich podstawowych środków higieny było niemal koniecznością.

Jak wygląda organizacja takiego eventu od zera? Co jest najważniejsze?

Najważniejszy jest dobry manager, który to wszystko „spina”. Praca nad tym eventem zaczęła się rok wcześniej – musiało tak być, żeby to wszystko wypaliło. To na tyle duże i medialne wydarzenie, że mierzymy się na nim z naprawdę wielkimi wyzwaniami, jak m.in. sprostanie oczekiwaniom firm partnerskich, które dają nam wiele możliwości. Dodatkowo np. posiadanie Pana Premiera na miejscu łączy się z otoczką medialną, której normalnie się nie doświadcza na taką skalę. Wszystkie media przyjeżdżają na miejsce w jednym czasie. Mają przeróżne potrzeby, pytania itd. Po pierwszym hackathonie nauczyłam się, że warto mieć na miejscu 4 osoby z działu promocji więcej niż zaplanowałam przy 1 edycji.

Czy w zeszłym roku na hackathonie był ktoś z naszych władz?

Tak, pojawił się Mateusz Morawicki, był jeszcze wtedy Ministrem Finansów. Wtedy Ministerstwo Finansów było jednym z partnerów wydarzenia.

Jak wyglądała kwestia partnerów w tym roku?

Teraz natomiast mogliśmy zobaczyć dużo prywatnych partnerów, jednak ministerialni także się pojawili.  Jest wiele elementów nad którymi trzeba czuwać, jednak grunt to podzielić zespół na różne komórki odpowiedzialne za pewne części. Warto, aby każda komórka wiedziała, co robią inne. Każdy powinien znać ogólny obraz eventu i wiedzieć, co się dzieje i za co odpowiadają pozostali.

W tym roku uczestnicy działali w 3 kategoriach – finanse, inwestycje, zdrowie i edukacja. Czy planujecie jeszcze jakieś kategorie dodatkowe w przyszłości?

Planujemy inne kategorie, tak samo, jak zupełnie inne mieliśmy rok temu. W tym roku, zanim ogłosiliśmy kategorie, zrobiliśmy spotkanie przed hackathonem z potencjalnymi firmami partnerskimi oraz NGO’sami. Dyskutowaliśmy o tym, czego oni potrzebują, jakie problemy definiują i właśnie z tego spotkania powstały 3 kategorie. Dodatkowo pytamy uczestników o to, jakie kategorie chcieliby widzieć za rok.

Czy uczestnicy poprzednich edycji przychodzą na kolejne hackathony?

Tak, widziałam znajome twarze z poprzedniego hackathonu. Część uczestników faktycznie pojawia się ponownie. Mamy też z nimi stały kontakt po evencie.  Głównie mailowo i przez social media, wysyłamy im także ankiety, dzięki czemu możemy zbierać ich opinie.

Każdy partner oferował na swoim stoisku atrakcje, które się odnosiły do technologii. Czyli np. Intercity stworzyło grę przypominającą kultowego węża telefonów Nokia – ale tym razem wężem był pociąg, który musiał „zbierać” po drodze stacje. Znalazła się też sztuczna inteligencja, gry VR. Czyj to był pomysł? Uzgadnialiście to razem z partnerami?

Sugerowaliśmy partnerom, że to, co mogliby zrobić, aby dobrze ich kojarzono, to zapewnienie uczestnikom atrakcji. Partnerzy podsuwali nam swoje pomysły i sugerowali, co mogliby zrobić. My także zbieraliśmy informacje, chcieliśmy się przygotować na to logistycznie – jak np. na dostarczenie dodatkowych źródeł zasilania. Takie rzeczy wbrew pozorom potrafią zaskoczyć. Dlatego trzeba było być przygotowanym i wiedzieć dużo wcześniej, jak to zorganizować. W przypadku rozrywek częściowo były pomysłami firm, a częściowo naszymi sugestiami. Takie atrakcje jak VR są coraz bardziej popularne na eventach, bo są świetną atrakcją dla uczestników.

Co chciałabyś przekazać organizatorom eventów od siebie?

Jeśli spodziewasz się wielu mediów ogólnopolskich, to dowiedz się, co to jest kostka dziennikarska. I podpowiem, że to nie jest ten element, który się zakłada na mikrofon ;). I wiedz, że po pierwsze – dziennikarze pojawią się na ostatnią chwilę. Po drugie – dobrze jest mieć osobną rejestrację dla mediów na miejscu, co bardzo usprawnia ich akredytację. Musisz też zadbać  o to, żeby mieli się gdzie podłączyć, gdzie zgrać materiały, dźwięk. Jeśli spodziewasz się ważnej osobistości na miejscu, to pomyśl też o tym, by w trakcie jej wystąpienia zaaranżować miejsce, gdzie dogodnie będą mogły się ustawić media – to pozwoli uniknąć chaosu.

Co natomiast jest ważne przy organizacji eventu stricte dla programistów lub w podobnym klimacie?

Warto mieć dużo miejsc, gdzie mogą się podładować. Często mają ze sobą telefony i komputery. Dobrze mieć też w zapasie koszulki, naklejki na komputery i inne gadżety – uczestnicy naprawdę je chętnie odbierają i traktują jako pamiątkę.

Dzięki wielkie za rozmowę!