Jak zorganizować udaną sesję Q&A?

Znasz to uczucie, kiedy podczas konferencji nadchodzi ten ekscytujący moment, moderator pyta: „Czy mają państwo jakieś pytania?”, a wtedy na sali nastaje niezręczna, grobowa cisza?

To dość standardowa sytuacja, która ma miejsce niemal na każdym wydarzeniu tego typu. Rzadko zdarza się, że ktoś z publiczności zabiera głos. Jeśli już znajdzie się śmiałek, który się odezwie – jego śladem idą inni i bez problemu zadają pytania. Natomiast jeżeli nikt nie rozpocznie interakcji, wtedy sala milczy, a moderator czy prelegent daje sobie spokój z kolejnymi pytaniami.

Nie jest łatwo zainicjować interakcję z ludźmi, którzy są nam zupełnie obcy i niekoniecznie lubią przemawiać publicznie. Wynika to z dwóch czynników.

  • Po pierwsze ludzie nie są zainteresowani danym tematem i zgłębianiem go.
  • Po drugie na sali mam efekt lodowej zimy, czyli skrępowania uczestników

Bez odpowiedniego przygotowania twoja sesja Q&A będzie martwa, albo jeśli już w jakiś sposób ożyje, stanie się chaotyczna i przypominająca idącego na oślep zombie, który w połowie jest żywy, a w połowie nie. Co powinieneś zrobić, aby uniknąć martwej ciszy i nieprzyjemnych wpadek podczas takiej sesji pytań i odpowiedzi?

1.Wybierz odpowiednią sesję

Na początku ustal, jak będzie wyglądać sesja Q&A. Zastanów się nad formą – czy chcesz zorganizować:

  • dyskusję panelową z moderatorem
  • rozmowę z konkretną osobą na bazie pytań od publiczności,
  • a może nowoczesne Q&A na żywo z użyciem mediów społecznościowych, technologii i internetu? Gdzie uczestnicy anonimowo zadają pytania ze swoich urządzeń mobilnych, a te wyświetlają się na ekranie. W tej opcji pamiętaj o moderatorze pytań, aby na ekran główny nie wskoczył zamiast pytania, niespodziewany psikus jednego z gości ;). Jest to zdecydowanie wygodniejsza forma, gdyż unikamy biegania hostess z mikrofonami po wielkiej sali i zwiększamy komfort naszych uczestników dzięki czemu są bardziej skorzy do zadawania pytań.

Musisz mieć dokładny zarys tego, jak twoja sesja powinna przebiegać, ilu prelegentów zaprosisz, a następnie zacząć wprowadzać to w życie. Zadaj sobie następujące pytania:

  • Czy przebieg sesji pasuje do prelegentów i uczestników których angażuję w Q&A? Co jest dla nich najbardziej komfortową formą?
  • Czy pytania będzie można zadawać przez cały czas trwania spotkania, czy tylko na końcu wyznaczysz konkretną część na taką formę?
  • Zastanów się, w którym momencie eventu poświęcisz czas na taką sesję. Pamiętaj, że optymalny stosunek czasu Q&A do długości sesji zależy tak naprawdę od wielu czynników: rodzaju wydarzenia, sesji, liczby widzów i mówców. Postaraj się więc poświęcić na pytania i odpowiedzi przynajmniej jedną czwartą czasu takiego spotkania.
2. Moderator to podstawa

Aby sesja Q&A przebiegła pomyślnie, powinieneś mieć moderatora. Odgrywa on kluczową rolę w takich sesjach, dlatego ważne jest, aby był dobrze zbriefowany. Powinien być uprzednio przygotowany do korzystania z narzędzi i aplikacji, których używać będzie podczas Q&A. Jak zbriefować moderatora?

  • Udostępnij mu instrukcję oraz narzędzie kilka dni wcześniej. Niech zapozna się z narzędziem, którego będzie używał na konferencji.
  • Na evencie przypomnij moderatorowi o wszystkich istotnych rzeczach, o włączeniu aplikacji, o momencie, w którym powinien rozpocząć itp.
  • Przygotuj moderatorowi dokładny scenariusz z opisem zagadnień, aby był zorientowany w tematyce sesji Q&A – nic gorszego jak prowadzący nie mający pojęcia o temacie wydarzenia.
  • Daj swojemu moderatorowi zbliżoną listę typów pytań, które powinien pominąć – zwłaszcza, jeśli sesja odbywa się za pośrednictwem internetu. Chyba nie chcesz, aby ta część konferencji zamieniła się w skandal i nieprzyjemną wymianę zdań. Ważny jest też scenariusz kryzysowy, czyli co w momencie kiedy na sali dojdzie do przepychanki słownej – to ty jesteś od tego aby zaplanować działania redukujące napięcie na sali.
  • Upewnij się, że moderator widzi kolejne pytania. W zależności od rodzaju sesji Q&A zaopatrz go w konkretną pomoc – na monitorze, na kartce, czy na tablecie. Twój wybór.
3. Sprawdź, czy masz wystarczająco dużo pytań

Możesz pomóc swojemu moderatorowi i zachęcić odbiorców do wysyłania pytań według tych wskazówek:

  • Zaproponuj uczestnikom głosowanie na te pytania, które im się najbardziej podobają. Niech spośród istniejących wybiorą te, które następnie moderator przepchnie dalej!
  • Poinstruuj moderatora, aby przypominał ludziom o konieczności przesyłania pytań podczas całej sesji.
  • Poinstruuj lub zaproponuj moderatorowi, aby poinstruował również ludzi – w jaki sposób przesyłać pytania!
  • Aby rozpocząć dyskusję, wyślij kilka wcześniej przygotowanych pytań za pomocą wybranego narzędzia na żywo, kiedy rozpocznie się sesja.
4. Zadbaj o koordynację prelegentów!

Synchronizacja z prelegentami z wyprzedzeniem jest tak samo ważna, jak brief dla moderatorów. Upewnij się, że każdy z prelegentów zna długość swojej wypowiedzi i przede wszystkim – że wie o zaplanowanej sesji Q&A!

Jeżeli twoja sesja pytań i odpowiedzi nie ma moderatora, zbriefuj prelegentów, aby sami mogli poradzić sobie z moderowaniem pytań, które zadają im uczestnicy wydarzenia. Wyślij do nich e-maila z instrukcjami i briefem, które rozwieją ich wątpliwości.

5. Koniecznie zbriefuj technicznych

Sesja Q&A to kolejny punkt wydarzenia, do którego powinni się przygotować techniczni. Kiedy wszystko już będzie zaplanowane, przejrzyj agendę dla zespołu technicznego i wypunktuj im sesję Q&A na żywo. Daj im jasne instrukcje, kiedy wyświetlać pytania na ekranach i jak będzie to przebiegać. Jeśli masz wiele ekranów, zdecyduj, które z nich pokażą pytania odbiorców: ekran główny, ekrany boczne czy kombinacja wszystkich? Idealnym ustawieniem będzie wyświetlanie pytań na ekranach głównych, aby publiczność mogła łatwo śledzić dyskusję. Dla prelegentów oraz moderatorów możesz pokazać pytania na ich podglądzie umiejscowionym przy scenie.

To ty jesteś reżyserem własnego wydarzenia, odpowiadasz za jego przebieg, dynamikę, merytorykę oraz komfort gości im więcej rzeczy zaplanujesz tym masz większą kontrolą nad ewentualnymi sytuacjami nieprzewidzianymi.

 

Share