Zosia Samosia czy Szef wszystkich Szefów – jakim typem Event Managera jesteś?

Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że wielu Event Managerów posiada bardzo podobne mechanizmy zachowań? Twój charakter, osobowość i nabyte cechy mają ogromny wpływ na to, w jaki sposób wykonujesz swoją pracę. Zapewne nie raz zauważyłeś, że pewne działania podejmujesz automatycznie, jakby weszło ci to w krew. Niestety nie zawsze są one korzystne dla ciebie, twojego projektu czy zespołu.

Sprawdź, jakim typem Event Managera jesteś.

Typ 1: Zosia Samosia

Kiedy ktoś chce cię wyręczyć, ty sobie na to nie pozwolisz. Zosia Samosia wszystko zrobi sama. Zosia Samosia na wszystkim się zna. Lepiej, niż ktokolwiek inny. Dlatego będąc Zosią Samosią chętnie weźmiesz na siebie wszystko, co potrafisz zrobić. Samodzielność, zapał do pracy i unikanie cwaniakowania oraz zrzucania obowiązków na pozostałych pracowników to dobre cechy, jednak w nadmiarze potrafią spowodować wiele problemów.

Idąc takim tropem możesz zwyczajnie ugrzęznąć w pracy, która niekoniecznie jest twoim obowiązkiem. Przez to bardzo szybko się wypalisz, ogarnie cię zmęczenie i frustracja. Jakie są powody takiego zachowania? Zwykle istnieją dwa podstawowe: Zosia Samosia uważa, że wszystko zrobi najlepiej albo po prostu brakuje jej asertywności.

Na szczęście mamy radę na każdy z tych powodów!
  • Jeśli bierzesz wszystko na siebie z braku asertywności i trudno ci odmówić swoim współpracownikom oraz podwykonawcom, rozwiązanie jest proste – popracuj nad asertywnością! Przeczytaj tekst „Dlaczego Event Manager powinien być asertywny?” i postaraj się wdrożyć nasze wskazówki zawarte w tym artykule do swojej codziennej pracy.
  • Zawracanie sobie głowy obowiązkami innych wynika z tego, że nie do końca ufasz swoim współpracownikom i uważasz, że wszystko sam zrobisz najlepiej? Twierdzisz, że robisz im przysługę, jeśli zrobisz coś sam? Tutaj sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ musisz popracować nad swoim zaufaniem w stosunku do innych. Zastanów się, z czego wynika ten problem. Jeśli otaczasz się ludźmi, którym nie do końca możesz zaufać – pomyśl nad odpowiednią motywacją lub w ostatecznym przypadku zmianą ekipy na taką, która cię nie zawiedzie.
  • Jeżeli natomiast tkwisz w przekonaniu, że sam zrobisz wszystko najlepiej, musisz przetransformować swoje myślenie. Dobra samoocena jest jak najbardziej na miejscu, jednak jeśli przeradza się w egocentryzm, samouwielbienie i zaczyna szkodzić twojemu środowisku oraz pracy, lepiej postarać się to zmienić. Sam padniesz ofiarą nadmiaru wykonywanej pracy, a poza tym możesz zauważyć demotywację u swoich współpracowników, którzy zaczną się zastanawiać, czy właściwie są ci potrzebni i czy w ogóle doceniasz ich umiejętności, skoro nie mogą doprowadzić niczego do końca bez twojej ingerencji. Odrobina zaufania nie zaszkodzi, a na pewno pomoże. Dzięki temu zajmiesz się tym, czym powinieneś i będziesz mniej zestresowany.

Typ 2: „Mam od tego ludzi”

Ktoś chce coś od ciebie? Nie twoja broszka, masz od tego ludzi. Oddelegujesz to komuś innemu, bo przecież nie będziesz zawracał sobie tym głowy. W końcu ty tu rządzisz i masz coś innego na głowie, niż jakieś tam nieistotne błahostki. Twoi ludzie na pewno się wszystkim zajmą. A jeśli nie – czy to naprawdę takie istotne? Podchodzisz do swojej pracy na luzie i bezgranicznie ufasz współpracownikom. W końcu nie przypominasz sobie sytuacji, żeby ktoś z twojej ekipy cię zawiódł, więc nie masz powodu, żeby się stresować.

Ten typ to zupełne przeciwieństwo Zosi Samosi. On nie bierze na siebie tego, czego nie powinien brać i zupełnie nie ma problemu z asertywnością i powierzeniem konkretnych obowiązków osobom trzecim. Nie musi sprawdzać innych ludzi i niczego po nich poprawiać, bo im ufa i wie, że na pewno sobie poradzą. W końcu po to z nimi pracuje, prawda?

O ile robienie wszystkiego samemu i brak zaufania nie jest w porządku, to działania w drugą stronę również są destrukcyjne dla konkretnej osoby, współpracowników i całego projektu. Event Manager po to jest tym managerem, aby nadzorować, zarządzać projektem, a nie przerzucać odpowiedzialność na wszystkich innych.

Jeśli faktycznie „masz od tego ludzi”:
  • Świetnie, że ufasz swojemu zespołowi, ale nigdy nie masz gwarancji, że to, co na nich spadło, zostanie wykonane dokładnie tak, jak sobie tego życzysz. Dlatego musisz znaleźć złoty środek dla swoich działań, bo inaczej ugrzęźniesz w podbramkowych sytuacjach spowodowanych przez innych ludzi. I jako Event Manager, będziesz musiał za nie odpowiadać.
  • Weź odpowiedzialność za swoją ekipę. Mogą być świetnymi specjalistami i robić dobrą robotę, ale musisz dać im wsparcie, być dla nich autorytetem. Ludzie powinni wiedzieć, że mogą na tobie polegać, aby nie stali się kłębkami nerwów zależnych jedynie od siebie. Bądź dla nich mentorem, a nie tylko osobą wyznaczającą zadania.
  • Zaangażuj się w projekt i zacznij nadzorować to, co robią twoi podwykonawcy oraz pracownicy. Nie musisz z dokładnością sprawdzać każdego powierzonego im zadania jak nauczyciel klasówki swoich uczniów – bo zwyczajnie nie ma na to czasu. Ale powinieneś chociaż wiedzieć, co dzieje się podczas produkcji wydarzenia. Jeśli nie chcesz paść ofiarą wielkiej porażki, musisz mieć wszystko pod kontrolą.

Typ 3: Szef Wszystkich Szefów

Event to struktura, ty jesteś wyżej, a inni pod tobą. Ludzie powinni cię słuchać, to po pierwsze. Każdy musi wiedzieć, co do niego należy. Bo jak nie wie – to jest źle. Jak ktoś coś od ciebie chce, to cię nigdy nie ma, bo wisisz z kimś na linii lub właśnie jesteś na spotkaniu. Pracownik powinien sobie radzić, w końcu za coś tym ludziom płacisz. Budzisz respekt i zdajesz sobie z tego sprawę. Chodzą nawet plotki, że ludzie się ciebie boją, bo jak coś na evencie pójdzie nie tak, to konsekwencje są dość poważne. Na dodatek jesteś z tego dumny i nie ma co się dziwić – w końcu jesteś Szefem Wszystkich Szefów.

Problem pojawia się wtedy, kiedy komunikacja idzie nie tak, jak powinna i powstają przez nią problemy. Na pierwszy plan wychodzi również stres. Nie twój, tylko osób, z którymi pracujesz. Dochodzi do takiego momentu, że boją się cokolwiek zrobić, a jeśli coś pójdzie nie tak – obawiają się o tym wspomnieć. Respekt jest ważny, ludzie powinni wiedzieć, że jednak jesteś nad nimi, jednak musisz wziąć na wstrzymanie i pomyśleć o kilku ważnych rzeczach.

Jak dobrze szefować?
  • Event to nie korporacja. Specyfika pracy jest nieco inna, nawet, jeśli koordynujesz duży projekt i pracujesz w renomowanej agencji. Jako manager, którego każdy się boi może i posiadasz respekt, ale za to nie masz zaufania innych. Musisz zbudować ze współpracownikami ludzką relację, rozluźnić nieco atmosferę. Nie chodzi o to, abyś dał sobie wejść ludziom na głowę. Klucz do sukcesu to współpraca i wzbudzenie w sobie sympatii.
  • Podstawą pracy przy organizacji wydarzeń jest przede wszystkim komunikacja. Bez niej nie ma mowy o tym, by efekt był odpowiedni. Praca na evencie już jest sama w sobie stresująca dlatego nie ma sensu, aby dodatkowo wprowadzać spiętą atmosferę. Straszenie zwolnieniami, zerwaniem współpracy, inicjowanie niepotrzebnej rywalizacji czy ganienie pracowników za najdrobniejsze potknięcia to naprawdę ostatnie metody, z jakich powinieneś korzystać. Unikaj rozkazów, krzyków, pretensji i podjudzania. Zamiast tego postaw na  przedstawianie konkretów i ludzką rozmowę. Jasne i proste komunikaty wystarczą. I jeszcze jedno – bycie miłym nie oznacza, że jesteś słaby. To raczej oznaka kultury osobistej i pewności siebie.

Typ 4: Perfekcyjna Pani Domu

Perfekcyjna Pani w Perfekcyjnym Domu organizując imprezę wszystko musi mieć dopięte na ostatni guzik. Bez tego nie ma mowy o tym, żeby wydarzenie się odbyło. Musi być idealnie, każdy najdrobniejszy szczegół powinien do siebie pasować. Każdy podwykonawca powinien na pamięć znać plan działania, a wszystko musi być gotowe już przed czasem. Nie ma mowy o czymś takim jak opóźnienia, kryzysy czy fakapy. Ty w życiu na to nie pozwolisz, bo robisz wszystko idealnie i zawsze o wszystkim pamiętasz. O ile perfekcjonizm i dokładność to cechy bardzo pożądane, to jednak często w pracy Event Managera przytrafiają się takie sytuacje, które kompletnie nie zależą od ciebie. Są wynikiem czynników zewnętrznych. I co wtedy robi Perfekcyjna Pani Domu?

Denerwuje się. Stresuje. Bo to wychodzi poza jej strefę komfortu i nie było przewidziane w harmonogramie jej działań. Perfekcyjna zamienia się w kłębek nerwów i irytuje każdą taką sytuacją. A życie lubi zaskakiwać efektem domina i często w momencie, gdy jedna rzecz legnie w gruzach, pozostałe idą jej śladem.

Co osoby o takim charakterze powinny zrobić, aby zwyczajnie nie umrzeć przedwcześnie na zawał?Przede wszystkim dwie rzeczy – przyjąć do wiadomości to, że kryzysy się zdarzają oraz nauczyć się radzić sobie ze stresem. Ale jak pogodzić się z sytuacjami podbramkowymi?

Przede wszystkim przyjmij do wiadomości, że:
  • Kryzysy są wpisane w twoją pracę i nie oznaczają porażki. To sytuacje, które zwykle wynikają z innych czynników i twoim zadaniem jest poradzenie sobie z nimi. Potraktuj je jako kamienie milowe, dodatkowe zadania do rozwiązania. Wypisz sobie na kartce wszystkie kryzysy, które do tej pory ci się przytrafiły lub mogą się przytrafić i poszukaj dla nich rozwiązania. Z takim zabezpieczeniem będzie ci łatwiej.
  • Niektóre fakapy i nieporozumienia nie są twoją winą i to, że w ogóle mają miejsce nie wynika z faktu, że jesteś złym Event Managerem i niezorganizowanym człowiekiem. Nawet najlepiej zorganizowanym ludziom zdarzają się wpadki. Jesteś tylko człowiekiem, a każdy człowiek czasem się myli. Pamiętaj wtedy, że porażką jest sytuacja, a nie twoje działanie.Z tobą jest wszystko w porządku.
  • Naucz się radzić sobie ze stresem. To rzecz, którą każdy tak naprawdę musi wypracować sobie sam. Bez tego bardzo trudno jest funkcjonować w dzisiejszym świecie, a zwłaszcza w zawodzie Event Managera, który mieści się w czołówce 5 najbardziej stresujących profesji świata. Wrzuć na luz i znajdź sobie swoje sposoby odreagowania stresu. Wypoczynek po evencie czy weekendowe rytuały? A w trakcie stresującej akcji postaraj się nie wpadać w panikę. Weź głęboki oddech i zamiast stresować się sytuacją i zastanawiać, co teraz zrobisz – zacznij działać. Postaraj się podchodzić do takich spraw chłodno, nie emocjonalnie. Takie działania sprawią, że będziesz spokojniejszy i co najważniejsze – poczujesz się bardziej pewnie w sytuacjach kryzysowych!

Typ 5: Mistrz Ostatniej Chwili

Jego motto przewodnie brzmi „Na pewno się uda”, a optymizm to cecha numer jeden. Zwykle ma tyle na głowie, że aktualnie nie ma czasu się tym zająć, ale na pewno się zajmie. Kiedy dedlajn goni dedlajn, jest w swoim żywiole i wtedy jego oczy świecą, jak pięciozłotówki. Może nie spać tydzień, ale właśnie to go trzyma przy życiu – rozwiązywanie trudnych zadań i poskramianie fakapów. Pytanie – co jest z nim nie tak, skoro tak dobrze sobie radzi?

Jeśli jesteś Mistrzem Ostatniej Chwili, twoim problemem jest po prostu to, że robisz wszystko na ostatnią chwilę. Kropka. Możesz tłumaczyć się tym, że w biegu zadań i z nożem na gardle pracuje ci się najlepiej, możesz mówić, że jesteś efektywny i dajesz radę. Nie oszukuj się, ale nie dajesz. To nie jest dobre rozwiązanie. Popełniasz masę błędów i niedociągnięć robiąc dziesięć rzeczy na raz. Multitasking multitaskingiem, ale ludzie to nie roboty i nikt nie przetwarza dziesięciu różnych rzeczy w jednym momencie (i w dodatku bezbłędnie). Działając w taki sposób zabijasz swoją efektywność i wypalasz się szybciej, niż zimne ognie.

Co możesz zrobić, żeby nie paść ofiarą swojego własnego systemu pracy?
  • Przede wszystkim nie działaj w ten sposób. Tutaj musisz wziąć przykład z Perfekcyjnej Pani Domu – ale tylko ten dobry przykład – i nauczyć się załatwiania część swoich spraw przed terminem. Zapewne w czasach szkolnych mama powtarzała ci „Nie ucz się na ostatnią chwilę, bo w tej ostatniej chwili zwykle wypadnie ci coś innego”. I miała racje. Zawsze coś się działo. Zadali więcej z innego przedmiotu, twój pies zachorował i musiałeś iść z nim do weterynarza, albo wypadła inna klasówka. W związku z tym zarywałeś nockę robiąc każdą z tych rzeczy niedokładnie i dostawałeś niesatysfakcjonujące oceny. Może czasem ci się udało i liczyłeś na to, że na sprawdzianie pojawi się akurat temat, który lubisz, ale życie to loteria. Dlatego weź do serca słowa rodziców z czasów szkolnych i nie rób na ostatnią chwilę tego, co mogłeś zrobić wcześniej. Bo w ostatniej chwili rodzą się kryzysy. I to nimi musisz się zająć. Dlatego weź na warsztat swoją organizację pracy i postaraj się ułożyć ją tak, aby pozostawić „ostatnią chwilę” właśnie na kryzysy. Będzie ci dużo łatwiej działać w podbramkowych sytuacjach, jeśli będziesz świadomy swojego czasu. Jeśli zakończysz wszystkie zaplanowane sprawy wcześniej, zostawisz sobie wolną chwilę na rozwiązywanie tych nieszczęsnych spraw, które na sto procent się wydarzą.
  • Planuj. To nic złego. Planowanie nie oznacza tego, że jesteś jednym z tych nudnych, poukładanych managerów, który w swoim kalendarzu uwzględnia nawet przerwę na lunch i to, co zje dzisiaj na śniadanie. Planowanie pomaga ustalić sobie to, ile czasu zajmuje ci dana rzecz, a poza tym przypomni ci o zapomnianych przez ciebie zadaniach, które czasem nieświadomie odkładasz na później. Skorzystaj z narzędzi takich jak Nozbe, Asana czy Google Kalendarz lub użyj klasycznego, papierowego organizera. Wybierz taką metodę, która będzie dla ciebie najodpowiedniejsza i zacznij według niej działać, a zobaczysz poprawę.
Share