Lekcje życiowe event managera – czego może cię nauczyć ten zawód?

Agnieszka Chylińska śpiewała kiedyś ,,Czy warto było szaleć tak?”. A czy warto ,,zaszaleć” tak, by spróbować sił jako event manager? Oczywiście – w końcu ten zawód może nauczyć cię wielu praktycznych umiejętności.

Wiele osób obawia się spróbowania swoich sił, przy organizacji imprez. Strach często wynika z tego, że nie do końca wiemy, czy poradzilibyśmy sobie w niektórych sytuacjach, zwłaszcza tych stresowych. Warto zaryzykować i zacząć pracować w tej branży. Po pierwsze rozwiniesz swoje kompetencje jako event manager, po drugie – nauczysz się wielu rzeczy, przydatnych nie tylko w życiu zawodowym.

Lekcja #1 – odpowiedzialność

Sukces ma wielu ojców. Jeśli twój event okaże się prawdziwym hitem wśród imprez – z wielką chęcią podpisze się pod nim również twój klient. Co jednak, gdy coś pójdzie nie tak i przytrafi ci się poważna wtopa? Niestety, najprawdopodobniej klient zrzuci całą winę na ciebie. Nie zawsze niepowodzenie wydarzenia zależy od twojej pracy. Zdarza się, że instytucja, która zleca imprezę, ma swoją wizję, której uparcie chce się trzymać. A wizja ta, delikatnie mówiąc, jest bardziej przeszkodą, niż ulepszeniem w powodzeniu misji ,,dobry event”. Uginasz się i spotyka cię porażka, a klient za swoją decyzję obarcza winą… agencję eventową. Takie sytuacje uczą odpowiedzialności – jeśli weźmiesz ją na siebie od samego początku, zrobisz wszystko, by uniknąć porażki.

Lekcja #2 – cierpliwość

Każdy, kto kiedykolwiek pracował z ludźmi – od event managera, przez nauczyciela, aż po kasjerkę z dyskontu – może przyznać, że nic tak nie uczy cierpliwości jak kontakt z innym człowiekiem. Zwłaszcza, że klienci mogą być jak pudełko czekoladek z ,,Forresta Gumpa” – nigdy nie wiesz na kogo trafisz. Podczas organizowania wydarzeń masz kontakt z bardzo wieloma ludźmi – od klienta, przez ekipę techniczną, hostessy, ludzi odpowiedzialnych za catering, aż po uczestników wydarzenia. Cierpliwości nauczysz się nie tylko podczas kolejnych etapów współpracy z ludźmi, ale również podczas wypełniania tzw. roboty papierkowej, kiedy musisz ustalić wszelkie szczegóły. Im większe doświadczenie w event managmencie – tym więcej cierpliwości

Lekcja #3 – priorytety i rzeczy mniej istotne

Twój klient podczas ostatniego biznesowego lunchu, zauważył, że obsługa zrobiła z serwetek fenomenalne origami. Stwierdził, że koniecznie powinno znaleźć się na stole podczas organizowanego przez ciebie eventu. Przypomina ci o tym średnio co 3 minuty od samego początku współpracy. A ty, mimo że nie jesteś jeszcze pewien co do miejsca eventu, szukasz już firmy cateringowej czy scenografki, która stworzy równie piękne dzieła serwetkowej sztuki? Praca przy organizacji eventów uczy rozróżniania, które z zadań są priorytetowe i bez nich nie będziesz mógł ruszyć dalej, a które bez wyrzutów sumienia, możesz zostawić na później.

Lekcja #4 – zachowanie zimnej krwi

Do rozpoczęcia eventu pozostały dwie godziny. Wydaje ci się, że wszystko jest dopracowane w najmniejszych szczegółach. Nagle dostajesz telefon od konferansjera, który ma poprowadzić wydarzenie. Dzwoni z SOR-u, bo jakieś 30 minut wcześniej potknął się i złamał nogę. To co nieprzewidziane nie może złamać event managera. Nagłe, krytyczne sytuacje to właściwie chleb powszedni – a one uczą, by nie wpadać w panikę, tylko stanąć na wysokości zadania. Odnalezienie zastępstwa będzie dużo łatwiejsze, gdy zaczniesz działać szybko, ale ze spokojem w głosie. Jeśli na świecie jest chociaż jedna osoba, która spodziewa się hiszpańskiej inkwizycji – na pewno jest nią event manager.

Lekcja #5 – diabeł tkwi w szczegółach

Jak pisaliśmy wcześniej, gdy pracujemy nad eventem, musimy odróżnić to co priorytetowe, żeby wiedzieć od czego zacząć. Nie oznacza to jednak, że event manager może sobie odpuścić pozostałe rzeczy. Zawsze musisz pomyśleć o wszystkich szczegółach, bo nigdy nie wiesz na co zwrócą uwagę uczestnicy wydarzenia. Wyobraź sobie, że organizujesz wielką konferencję, która ma propagować postawy ekologiczne. Prelegenci przekazują piękne koncepty na uratowanie planety, eksperci prowadzą warsztaty, w których uczą jak na co dzień żyć w zgodzie z naturą. A ty zatrudniasz jako podwykonawcę firmę cateringową, która do napojów dodaje, znienawidzone przez wszystkich ekologów, plastikowe słomki. Event managerowie dobrze wiedzą, że szczegóły to podstawa i nie mogą ich nigdy odpuszczać.

Lekcja #6 – spokój wewnętrzny

Jesteś na plaży, nad morzem. Pod stopami czujesz ciepły, przyjemny w dotyku piasek. Dookoła żadnego człowieka, słyszysz tylko szum wody i krzyki mew. No dobra – to nie są warunki pracy event managera. Brakuje jakiegoś tysiąca deadline’ów, z którymi się trzeba wyrobić, dwustu współpracowników, dziesięciu pomysłów na minutę, a plażę trzeba zamienić na zupełnie inne okoliczności pracy. Mimo natłoku spraw do załatwienia, doświadczone osoby, które pracują nad eventami są opanowane. Umiejętność szybkiego osiągnięcia wewnętrznego spokoju, to jeden ze skillów, których możesz nauczyć się pracując jako event manager.

Lekcja #7 – dogadać można się z każdym

Bardzo często w okolicach świąt, największą bolączkę sprawia nam… kontakt z własną rodziną. Już wyobrażasz sobie jak januszowaty wujek powie ci, że kiedyś to było. A fit kuzynka, wzbudzi w tobie wyrzuty sumienia, gdy będziesz chciał wziąć się za schabowego, mimo że nosisz rozmiar ,,S”. Wyobraź sobie, że takich wujków, kuzynek i innych członków rodziny masz dużo więcej, a każdego z nich masz przekonać do swoich racji. Mniej więcej tak wygląda codzienna praca event managera. Ten zawód potrafi nauczyć tego jak rozmawiać z ludźmi, by jednocześnie:

  • być uprzejmym w rozmowie,
  • pozostać asertywnym,
  • uargumentować swoje pomysły i wprowadzić je w życie.

I wtedy żaden z klientów nie uprze się, że kiedyś to były eventy, a ty nie masz racji.

Event manager to zawód, który może nauczyć nas naprawdę wielu rzeczy, które przydadzą się nie tylko w pracy, ale i na co dzień. W końcu kto nie chciałby być odpowiedzialną i cierpliwą oazą spokoju, która potrafi dogadać się z każdym? Jednak wyćwiczenie tych cech wymaga lat praktyki metodami prób i błędów. Mimo to wierzymy, że ci się uda!

Share