Na co narzekają ludzie na evencie?

Czy zdarzyło ci się na jakimś wydarzeniu poczuć niekomfortowo? Zgubić się? Nie skorzystać ze strefy cateringowej lub napojów ze względu na jakieś obawy? Albo po prostu opuścić wydarzenie nie widząc tam opcji dla siebie? Przypuszczamy, że każdy z nas miał chociaż raz w swoim życiu taką sytuację. I bardzo często potrafiła ona rzutować na naszą końcową ocenę wydarzenia.

Komfort odbiorcy powinien być kluczowy dla organizatora eventu oraz klienta. W końcu zapewniając naszym beneficjentom odpowiednie warunki sprawiamy, że ludzie są szczęśliwsi i tym samym unikamy fakapów. Albo przynajmniej przykrywamy istniejące pozytywnymi emocjami! Niestety prawda jest taka, że większość organizatorów kompletnie pomija pewne drobne kwestie, które – jak się okazuje – bardzo istotnie wpływają na samopoczucie uczestnika. Dzisiaj zwracamy uwagę na rzeczy, które warto wziąć na warsztat podczas planowania eventu. Aby nasz odbiorca poczuł się pewnie i swobodnie!

FLAKI Z OLEJEM I KOTLET Z CIEPŁĄ KLUCHĄ

Niektórzy organizatorzy eventów żyją w swoim świecie, w którym każde wydarzenie ma swój schemat. Ważne jest, żeby prelegenci sobie pogadali, ludzie się najedli, napili, na scenę wyszedł ktoś znany, zagrał, zaśpiewał, a potem pijana część widowni potuptała sobie do remixów jakiegoś DJ-a. To trochę wygląda jak stereotypowe wesele – najpierw mamy ceremonię, potem wałówkę, artystę, a na koniec tańcujących niedobitków. W branży eventowej takie coś ma nawet swoją nazwę – kotlet!

Skąd to się bierze? Z utartych schematów i niewielkich chęci rozwoju oraz próbowania czegoś nowego.

Jak zapobiegać? My uważamy, że każdego kotleta należy potraktować tłuczkiem do mięsa. I trochę go doprawić, usmażyć i ładnie podać. Nie zrozumcie nas źle – te wszystkie części wydarzenia są jak najbardziej istotne i uważamy, że na dobry event składa się właśnie ta część oficjalna, coś do jedzenia, a także muzyka. Jednak jest jeszcze coś, czego sam kotlet nie zawiera. Czyli przyprawy, dodatki, obróbka termiczna i sposób podania! Tymi dodatkami jest content, idea i „to coś”. Wtedy z eventowego kotleta robi się całkiem niezłe danie. I my polecamy takie danie wprowadzić do swojego menu! Nie traktujmy gości jak idiotów, pokażmy im coś więcej, niż ciepłe kluchy, kotlety i flaki z olejem. Odbiorca XXI wieku jest coraz bardziej wymagający. I z pewnością doceni fajny pomysł i ciekawe atrakcje.

NIE WIESZ, GDZIE IŚĆ

Przychodzisz na jakieś wydarzenie i zastajesz… no z pozoru dość fajne miejsce, ale zupełnie nie masz pojęcia, gdzie powinieneś iść. Jednym okiem szukasz rejestracji, a drugim jakiejś szatni. Niby widzisz, że ludzie gdzieś idą, ale tak naprawdę nie wszyscy, bo połowa tak samo jak Ty kręci się w kółko. Masz ochotę uruchomić Google Maps, ale w ostatniej chwili orientujesz się, że na eventach to przecież nie działa. Dlatego zostajesz zdany sam na siebie w wielkim hotelu, który przypomina ci labirynt z „Lśnienia”. Trochę się boisz, a trochę denerwujesz. Bo przecież jak można nie zrobić tak prostego zabiegu jak oznakowanie obiektu, wydrukowanie mapek czy nawet postawienie jakiegoś miłego concierge’a czy hosta, który „pokieruje ruchem”? W najlepszym wypadku jakoś trafiasz na miejsce, oczywiście spóźniony przez ciągłe błądzenie. A w najgorszym – wychodzisz i mieszasz z błotem to wydarzenie na Facebooku.

Skąd to się bierze? Oczywiście z braku oznaczeń w budynku lub na terenie eventu. A także z braku informacji takich jak mapy lub obsługa, która może pomóc ludziom trafić w odpowiednie miejsce.

Jak zapobiegać? Warto oznaczyć strzałkami takie miejsca jak szatnia, recepcja, toalety, strefa cateringowa – aby ludzie po prostu się nie pogubili i nie tracili czasu na błądzenie.

NIETRAFIONA ELEGANCJA

Jedną z dość niewygodnych sytuacji jest ubranie się w nieodpowiedni sposób. Często, kiedy okazuje się, że przychodzisz zbyt wystrojony, czujesz się po prostu głupio. Tak samo działa to w drugą stronę. Jeśli ubierasz się na luzie, a na wydarzeniu widzisz znaczną większość uczestników w szpilkach i garniturach, to dyskomfort również się pojawia. Dlatego masz ochotę wyjść jeszcze przed rozpoczęciem jakiejś ważnej części eventu. Żeby nie zrobić z siebie przysłowiowego głupka. Podobnie wygląda to w przypadku „niespodzianek” plenerowych. Ważne wydarzenie, na które kobiety zakładają szpilki nagle odbywa się na trawie i piachu, w dodatku jeszcze pada. Albo mężczyźni w drogich garniturach, których z każdej strony atakuje dym z jakiegoś rożna czy innego grilla. Do tego wszystkiego jeszcze dodajmy sale, które nie są klimatyzowane. W dodatku podczas upału. Takich rzeczy po prostu się nie robi, chyba, że chce się wykurzyć gości z imprezy jak najwcześniej się da.

Skąd to się bierze? Powiemy tak: z braku myślenia. Albo z braku organu odpowiedzialnego za myślenie! To sytuacja najgłupsza z możliwych i przykro nam, że tego typu rzeczy mają miejsce.

Jak zapobiegać? W zaproszeniu koniecznie powinny być informację o tym, jak się ubrać! Jeśli coś jest niewskazane – także powinniśmy napisać o tym, czego goście nie powinni zakładać. Robimy plenerowy bankiet? Świetnie, ale zadbajmy o to, żeby panie w szpilkach nie pozabijały się już w drodze z taksówki do wejścia. Pomyślmy, zbudujmy jakiś konkretny grunt, a jeśli chcemy robić piknik na trawie to po prostu o tym powiedzmy!

NIE WIESZ, CO MASZ ZE SOBĄ ZROBIĆ

W tym przypadku doskonale wiedziałeś, gdzie powinieneś pójść. Ale za to „stoisz jak kołek” i nie masz pojęcia, za co zabrać się na tym evencie. Do kogo się odezwać, z której atrakcji skorzystać i właściwie… co robić! Wszystko wydaje ci się nudne, po wypiciu kawy i zjedzeniu przystawki nie pozostało ci nic innego, jak po prostu wyjście stamtąd. Bo to wszystko wydaje się tak marnie zorganizowane, że nawet z twoją otwartością i dobrą inicjatywą potrafi wiać nudą. Widzisz to także po innych uczestnikach, którzy chwilę pokręcili się po terenie i zniknęli za wyjściowymi drzwiami.

Skąd to się bierze? Powodów jest wiele. Zły harmonogram eventu, nietrafiona organizacja, za mało lub za dużo atrakcji, brak spójności na wydarzeniu. Ostatecznie w takim przypadku i tak okazuje się, że nic się nie trzyma kupy. Dlatego ludzie nie za bardzo wiedzą, co mają zrobić ze sobą.

Jak zapobiegać? Postaraj się, aby harmonogram oraz wszystkie atrakcje były spójne z koncepcją i celem eventu. Nie uszczęśliwiaj też ludzi na siłę – miliony atrakcji z innej parafii naprawdę dobrze się nie sprawdzą. Postaw na jakość i spójność, a także na to, aby przejścia między kolejnymi częściami wydarzenia były płynne. Zaangażuj ludzi w wydarzenie, w networking, w czynny udział. Niech ludzie poczują się ważni, zobaczą, że ktoś o nich dba i zorganizował dla nich naprawdę fajne wydarzenie.

CATERINGOWY NIEWYPAŁ

O złotych zasadach cateringu już pisaliśmy i nadal uważamy, że trzeba ich przestrzegać jak dekalogu! Wyobraź sobie, że przychodzisz na wydarzenie, na którym żaden z posiłków nie nadaje się do swobodnego spożycia. Wszystko jest niemiłosiernie ostre, przez co ludzie wypijają cały zapas wody. Albo ktoś podaje nierozbrojone owoce morza, więc połowa ludzi na sali nie jest w stanie ich rozpracować. Jedzenia może także pojawić się za mało, za to ilość alkoholu przebije posiłki kilkadziesiąt razy. Nietrudno domyśleć się, co w tym wypadku się wydarzy. Można też wrzucić tutaj opcje braku wegetariańskich potraw albo nie poinformować o alergenach i mamy jedzeniowy niewypał. Goście niezadowoleni, bo albo głodni, albo zmieszani, albo pobrudzeni.

Skąd to się bierze? Zaryzykujemy stwierdzeniem, że z pośpiechu albo braku zastanawiania się nad tym, co i komu podajemy. Często rezerwujemy jakikolwiek catering nie zważając na to, jak zostanie podany i dla jakiej grupy docelowej. Nie zadajemy też podstawowych pytań firmom cateringowym i nie zwracamy uwagi na szczegóły, przez co potrafi powstać niezłe zamieszanie.

Jak zapobiegać? Działać zupełnie odwrotnie, niż do tej pory. Czyli pytać, pytać i jeszcze raz pytać. Być zdecydowanym na konkretne rozwiązania, komunikować je otwarcie i przede wszystkim myśleć. Warto zapoznać się z tym, jak zaaranżować perfekcyjną strefę cateringową pod konkretną okazję, co podawać, jak podawać, a czego pod żadnym pozorem nie serwować.

NETWORKING, KTÓRY NIE ISTNIEJE

Fajny event, na którym będzie dużo ludzi! Idealna okazja, żeby zawiązać nowe znajomości lub zdobyć kontakty biznesowe, prawda? Niestety na miejscu masz mieszane uczucia. Momentami zastanawiasz się, czyja to stypa, bo jest tak drętwo, że aż nieprzyjemnie. Masz ochotę nawet podejść do kogoś i zapytać, kto umarł, ale widzisz, że ludzie są tak samo zmieszani, jak ty. Dlatego się nie odzywasz. A miało być tak pięknie, obiecywali ci ciekawą i rozwojową konferencję, a otrzymujesz… swój płaszcz z szatni i więcej wolnego czasu, bo po prostu wychodzisz.

Skąd to się bierze? Z braku zwrócenia uwagi na potrzeby ludzi. Ze złego doboru prowadzących i prelegentów. Z kiepskiego harmonogramu i programu konferencji. Czasem również z nudnych prelekcji lub przegadanej części merytorycznej wydarzenia. Ze zbyt długich monologów, a zbyt krótkich przerw. Z braku opcji na rozmowy. I tak dalej!

Jak zapobiegać? Należy zadbać o równowagę, aby ludzie byli wyluzowani i nie zmęczyli się konferencją. Części wprowadzające i merytoryczne powinny trwać tyle, aby żadna z nich nie była przeciągnięta. Między nimi powinno również znaleźć się miejsce na przerwy. Dobrze, gdyby prelegenci lub prowadzący angażowali publiczność do tego, aby wypowiadali się na dane tematy. Wtedy łatwiej się poznać i zawierać znajomości, a także skojarzyć, kto przyszedł na wydarzenie. Warto zorganizować też sesje networkingowe, które ułatwią ludziom nawiązywanie kontaktów.

BRAKI, BRAKI

Papieru w toalecie, serwetek przy strefie cateringowej, czy możliwości powieszenia kurtki w szatni. A także niewystarczająca ilość naczyń czy czegokolwiek. To zmora uczestników, która prowadzi do frustracji i zamieszania. Nikt nie lubi sytuacji, kiedy to akurat dla niego czegoś nie starczy. Jeszcze bardziej nikt nie lubi sytuacji, w których… nie ma papieru w toalecie albo serwetki, którymi można wytrzeć ręce po jedzeniu.

Skąd to się bierze? Tutaj nie ma nad czym dywagować – z niewystarczającej ilości pewnych rzeczy, które musimy zapewnić na tym evencie.

Jak zapobiegać? Starać się mieć lekki nadmiar i dokładnie przekalkulować ilość osób, które się pojawią. Lepiej zamówić czegoś więcej, niż mniej. Najwyżej wykorzystasz to na kolejnej imprezie.