O czym zapominają organizatorzy wydarzeń? Część I: Scena

Klasyczna konferencja merytoryczna to z pozoru nic skomplikowanego. Prelegenci, scena, multimedia, nagłośnienie i jakieś oświetlenie. Jednak będąc uczestnikiem wielu takich wydarzeń, wciąż widzimy rażące błędy. Lub co gorsza sytuacje, które korygowane są na ostatnią chwilę.

Postanowiliśmy więc stworzyć cykl artykułów, o tym, czego się zapomina, albo nawet nie planuje wcześniej w zakresie: sceny, multimediów, oświetlenia, nagłośnienia. Pod lupę bierzemy klasyczne wydarzenia zamknięte, a nie rozbudowane multimedialno-świetlne show. Artykuł nie ma na celu obnażania błędów organizatorskich. To chcecklista rzeczy, o których warto pamiętać. Dziś przyjrzymy się tematom związanym z planowaniem sceny.

Z KTÓREJ STRONY WCHODZĄ PRELEGENCI

Czasami na scenie dużo się dzieje. Jedni wchodzą, drudzy z niej schodzą. Jednak aby nikt nie przemykał nikomu za plecami oraz aby uniknąć niezręcznej sytuacji mijania się, warto zastanowić się nad tym, jak zarządzać „ruchem scenicznym” zanim postawisz schody i inne elementy na scenie.

NA JAKIM TLE STOJĄ PRELEGENCI?

Wielki ekran diodowy, jak tło dla prelegentów jest super. Zadbaj jednak o odpowiednie ustawienie jego odświeżania oraz kalibrację kolorów, abyś na zdjęciach nie miał wielkiej białej plamy lub pasków na ekranie psujących cały efekt.

Jeżeli prelegent prezentuje treść na ekranie to zadbaj o przestrzeń dla niego, z której swobodnie będzie widział ekran. Jeżeli ktoś nie ma obycia ze sceną, często pomimo podglądu usilnie patrzy na ekran za swoimi plecami, bo jest to naturalny odruch. Lepiej pomyśleć np. o zastawce banerowej, w którą wkomponujemy ekran. Tym sposobem na scenie mamy 1/3 tła w formie statycznej grafiki, na której porusza się prelegent, a z boku ekran, na który może swobodnie zerkać.

NA SIEDZĄCO, NA STOJĄCO CZY Z MÓWNICĄ?

Różne są szkoły i konwencje, dlatego każde rozwiązanie jest dobre, ale ma również swoje ograniczenia.

  • Mównica – często daje poczucie komfortu osobie występującej. Można mieć na niej notatki, wodę czy podgląd. Jest świetnym rozwiązaniem kiedy mamy jednoosobowe prelekcje mówców, którzy nie są mocno zintegrowani ze sceną. Natomiast warto uważać na to, aby mównica nie zdominowała mówcy. Nie chcemy przecież efektu, kiedy na zdjęciach widzimy jedynie głowę wystającą zza mównicy. Na rynku na szczęście dostępnych jest wiele rodzajów mównic od klasycznych konferencyjnych po te bardziej designerskie. Pamiętajmy też, że mównica jest również świetnym nośnikiem identyfikacji wizualnej np. logo.
  • W fotelu na siedząco – skraca dystans, jesteśmy blisko ludzi. To świetne rozwiązanie na debatach czy panelach dyskusyjnych. Natomiast jeden człowiek na wielkiej scenie siedzący w fotelu wygląda mało reprezentacyjnie i kojarzy się z brakiem szacunku dla odbiorców.

  • One man show – najciekawsza forma dla osób obytych ze sceną, nie obracających się za siebie na ewentualny ekran, potrafiących pracować na przestrzeni sceny ruchem i ciałem. Najbardziej ekspresyjne forma wystąpień. Niestety przy braku doświadczenia, może prelegentowi zrobić dużą krzywdę.

 
 
A CO, KIEDY NA SCENIE MAMY KILKU PRELEGENTÓW RÓWNOCZEŚNIE?

Warto przeanalizować, jaki jest cel ich wystąpienia w duecie lub trio. Jak są podzieleni treścią merytoryczną prezentacji. Wyobraźcie sobie, że jedną prezentacje prowadzą trzy osoby zmieniając się co 5 slajdów. Wszyscy przez 30 minut prelekcji stoją na scenie i w momencie, kiedy jedna osoba mówi, pozostałe dwie nie za bardzo wiedzą, co mają ze sobą zrobić. Stoją więc z wbitym wzrokiem w podłogę, bujają się lub garbią, przestępują z nogi na nogę i zastanawiają się, jak powinni stać. Lepiej oszczędzić widoku tych dość żenujących sytuacji. Należy najpierw przegadać podział treści w trakcie prezentacji i zarekomendować sposób wystąpienia. Można oddawać głos współtowarzyszom, którzy wstają z foteli na scenie lub z pierwszych rzędów. Poprowadzą oni swoją część prezentacji w formie bloku merytorycznego, nie przekazując sobie co chwilę pilota do slajdów jak na sztafecie.

JAK NIE SPAŚĆ ZE SCENY?

Czasami na eventach jest dość ciemno, dodatkowe oświetlenie na scenę oślepia prelegentów, co w efekcie może doprowadzić do niezauważenia końca sceny w trakcie prelekcji. Nie trudno sobie wyobrazić spadającego prelegenta czy prezesa. Warto w takich sytuacjach pomyśleć o bardzo wąskich, ale odblaskowych taśmach zaznaczających krawędzie sceny w formie sygnalizacji dla występujących osób.

WYSOKOŚĆ SCENY

W zależności od tego, jak dużą mamy salę i widownię, tak powinniśmy dopasować wysokość sceny. Przy dużym, płaskim audytorium lepiej mieć wyższą scenę, aby osoby z końca sali dobrze widziały występujących na scenie. Nawet jeżeli na scenie się mało dzieje w trakcie wydarzenia, a sala jest duża nie zwalnia nas to z obowiązku zapewnienia dobrej widoczności.

SCHODY

Jeżeli scena ma więcej niżeli 20 centymetrów, to już powinniśmy myśleć o schodach. Być może na scenę będą wchodzić kobiety w wąskich spódnicach, wiec nie chcemy niezręcznego widoku. Panowie skaczący na wysokość 30 centymetrów też nie wyglądają elegancko.

CZYM OBIJAĆ SCENĘ?

To już zależy od wizji organizatora i budżetu. Najtańszą opcję jest wykładzina, najczęściej używa się wykładzin typu expo (wykładziny typowo targowe) lub bardziej mięsistych i grubszych, welurowych. Scena może być też obita hipsem – to taki połyskujący materiał podobny do plexi. Trzeba jednak uważać, gdyż przy wysokich temperaturach hips potrafi się rozklejać i odchodzić od sceny, falować czy wyginać oraz jest dość śliski. Dlatego Panie na obcasach mogą mieć wyzwanie. Natomiast ten materiał wygląda bardzo designersko, elegancko i pięknie odbija światło. Boki sceny mogą być tez wyłożone PCV z nadrukiem lub ekranami diodowymi, mini ścianami z zieleni oraz wszystkim co organizatorowi wpadnie jeszcze do głowy.

 

 KOLOR WYKŁADZINY NA SCENIE

Wiemy, że czarny jest najbardziej popularny, ale też i najbardziej brudzący się. Warto zastanowić się, jaki kolor będzie odpowiedni, bo być możne neutralne szarości zdadzą egzamin lepiej i scena po kilku wystąpieniach nie będzie wyglądała jak po maratonie w kurzu i śladach po butach. Pamiętaj również, że planując próby wcześniej na scenie to miej w zapasie folie ochronną na wykładzinę. Tym sposobem na rozpoczęcie wydarzenia scena nadal będzie wyglądała jak nowa. No i jeśli scena jest obita wykładziną, to w ten sam sposób powinny być obite schody czy podglądy. Pamiętajmy, aby wszystko do siebie pasowało i wyglądało estetycznie.

Share